Як HR-менеджер мережі стоматологій заощадила 850 доларів на місяць через автоматизацію найму 18 фахівців

Минулого місяця нам терміново знадобилися 3 асистенти та 1 провідний імплантолог для нової філії. Я витратила понад 40 годин чистого часу на перегляд 150+ резюме з сайтів Work.ua та Robota.ua. Через специфіку медицини, мені довелося вручну перевіряти наявність сертифікатів та досвід роботи з конкретними брендами імплантів у кожного кандидата. Це призвело до того, що основні завдання по адаптації 18 діючих співробітників були відкладені на другий план. Зрештою, ми закрили вакансії, але процес тривав майже 25 днів.

Найскладнішим виявився первинний скринінг, оскільки кандидати часто вказують нерелевантний досвід або не відповідають на дзвінки. Мені доводилося самостійно телефонувати кожному з 60 відібраних претендентів, щоб поставити 3 базові медичні запитання. Величезний обсяг рутинної комунікації в месенджерах просто «з'їдав» мій робочий день. Крім того, координація графіків співбесід із головним лікарем, який постійно на операціях, перетворилася на логістичне пекло. В результаті я відчувала повне вигорання вже на середині процесу.

Проблема полягає в тому, що в медичній сфері ціна помилки при наймі дуже висока, а ринок перегрітий. У нас немає автоматизованої системи, яка б фільтрувала людей за медичними компетенціями ще на етапі подачі заявки. Кожен кандидат вимагає індивідуального підходу, а ручне ведення таблиці в Excel призводить до втрати контактів. Оскільки я єдиний HR на 18 людей, я фізично не встигала якісно оцінити софт-скіли через фокус на технічних деталях. Відсутність єдиного вікна комунікації змушувала мене постійно перемикатися між п'ятьма різними чатами.

Ми вирішили залучити зовнішню рекрутингову агенцію, яка спеціалізується на медицині, щоб вони зробили пре-скринінг. За їхні послуги ми заплатили 1200 доларів за закриття чотирьох позицій, що є досить відчутною сумою для нашого бюджету. Також я придбала платний доступ до бази резюме ще за 150 доларів, щоб пришвидшити пошук. Це допомогло звільнити мій час, але ми витратили загалом 1350 доларів лише на один цикл найму. Хоча вакансії були закриті, цей метод не є масштабованим для нашої мережі на постійній основі.

Це рішення виявилося занадто дорогим, адже 1350 доларів — це майже півтора моїх місячних оклади. Агенція все одно приводила кандидатів, яких мені доводилося перепровіряти, бо вони не розуміли внутрішню культуру «Зубної турботи». Ми отримали результат, але не отримали системи, яка б працювала на нас у майбутньому. Наступного разу, коли нам знадобиться новий лікар, нам знову доведеться платити таку ж суму або повертатися до ручного скринінгу. Це «гасіння пожежі» грошима замість налаштування ефективного бізнес-процесу.