48 годин на місяць на ручне обдзвонювання пацієнтів — менеджери вигорають, а записи губляться

Минулого місяця я власноруч перевіряла таблиці в Google Sheets, щоб виокремити пацієнтів, яким пора на плановий огляд. На це пішло близько 15 годин робочого часу, оскільки у нас понад 200 записів на тиждень. Ми використовуємо просту CRM, але вона не надсилає автоматичні сповіщення у Viber чи Telegram. Довелося вручну копіювати кожен номер і писати повідомлення, що коштувало клініці приблизно 8000 гривень моєї зарплати лише за цей сегмент роботи. Витратила три дні, щоб просто нагадати людям про їхнє здоров’я.

Найважче — це емоційне виснаження від одноманітної механічної роботи замість реальних продажів. Коли ти три години поспіль копіюєш номери, увага розсіюється, і я кілька разів помилялася в імені пацієнта. Це викликає величезне роздратування у людей, адже медицина — це про довіру, а не про помилки в чатах. Через цю рутину ми втратили трьох потенційних клієнтів на комплексне обстеження, бо я просто не встигла вчасно відповісти на їхні запити в директ. Відчуваю постійну втому, бо відчуваю себе не менеджером, а роботом-друкаркою.

Проблема системна: у нас маленький штат із 8 людей, і немає окремого адміністратора для розсилок. Ми користуємося застарілим методом ведення бази, де дані розкидані між паперовими картками та Excel. Процес передачі інформації від лікаря до відділу продажів не автоматизований взагалі. Інструменти, які ми маємо, не інтегруються між собою, тому доводиться все переносити руками. Це створює вузьке місце, де один менеджер стає гальмом для розвитку всієї приватної практики.

Ми спробували найняти фрілансера на платформі Freelancehunt, щоб він просто розсилав повідомлення за списком. Заплатили йому 5000 гривень за два тижні роботи, але якість була жахливою. Він не знав специфіки кардіології та не міг відповісти на уточнювальні питання пацієнтів про ціни на ЕКГ. Також я намагалася використовувати ChatGPT для написання текстів повідомлень, щоб хоч трохи пришвидшити процес. Це допомогло зекономити пару годин, але проблему з ручним відправленням кожного повідомлення в месенджери не вирішило.

Фрілансер — це тимчасова «заплатка», яка не масштабується і потребує постійного контролю з мого боку. Я витрачала ще більше часу на перевірку його роботи, ніж робила б це сама. Використання ChatGPT без інтеграції в систему — це теж лише напівзахід. Кожного разу, коли база зростає на 50 нових людей, витрати на таку підтримку зростають лінійно. Це дорого, ненадійно і не дає нам змоги зосередитися на розширенні спектра послуг клініки.