45 годин на місяць для ручного заповнення карток клієнтів — менеджери вигорають та втрачають фокус

Минулого місяця ми намагалися структурувати вхідні дані від клієнтів за допомогою звичайних Google Sheets та Notion. Я особисто витратив близько 15 годин лише на те, щоб перенести специфікації дентальних мікроскопів з PDF-файлів у нашу внутрішню базу. Для автоматизації ми спробували безкоштовну версію ChatGPT, але вона часто помилялася в технічних характеристиках. Загалом за цей період ми опрацювали 40 великих заявок, але швидкість була вкрай низькою. Витрати на мій робочий час та час асистента склали приблизно 25 000 гривень за цей обсяг роботи.

Найбільше дратує те, що замість реальних продажів я займаюся копіюванням тексту. Це викликає величезну фрустрацію, бо клієнти чекають на комерційну пропозицію по три дні, і за цей час встигають піти до конкурентів. Ми втратили щонайменше два великих контракти на постачання для хірургічних кабінетів через повільність обробки даних. Втома від рутини просто колосальна, а увага до деталей падає до нуля після другої години такої роботи. Це прямо впливає на мій особистий бонус та загальний прибуток нашої клініки.

Проблема системна, адже у нас в «МедТехСервіс» немає єдиного стандарту обробки технічної документації. Старі інструменти просто не розраховані на таку кількість специфічних медичних параметрів, які потрібно враховувати. У нас всього 18 людей, і окремої людини на введення даних немає, тому все лягає на плечі менеджерів. Застарілі процеси в Excel створюють «пляшкове горло», де кожен документ доводиться перевіряти вручну тричі. Ми просто не встигаємо за темпом ринку через відсутність нормальної автоматизації.

Ми спробували найняти фрілансера на Upwork, щоб він заповнював картки товарів та готував чернетки пропозицій. Це коштувало нам близько 600 доларів за один проектний місяць. Також я купив платну підписку на ChatGPT Plus за 20 доларів, щоб хоч якось пришвидшити написання супровідних листів. Це трохи допомогло, але фрілансер постійно плутав терміни в дентальній хірургії, тому мені все одно доводилося все переробляти. Фактично, ми просто витратили гроші без отримання стабільно якісного результату.

Це рішення було абсолютно не масштабованим і надто дорогим у довгостроковій перспективі. Фрілансер — це тимчасовий «костиль», який не знає внутрішньої кухні нашої клініки та специфіки обладнання. Платний чат-бот допомагає лише частково, бо він не інтегрований у нашу систему і не бачить актуальних залишків на складі. Ми продовжуємо витрачати забагато грошей на людський фактор, який постійно помиляється. Нам потрібна система, яка б працювала автономно, а не трималася на постійному контролі сторонніх людей.