120 годин на зведення звітів з продажів у Києві та Одесі щомісяця — аналітики просто вигорають

Минулого місяця мені довелося вручну зводити дані з трьох різних систем управління нерухомістю та десяти таблиць Google Sheets. Я витратила на це близько сорока робочих годин, намагаючись очистити дублікати та виправити помилки менеджерів. Використовувала стандартні формули Excel та запити в Notion, щоб хоч якось структурувати інформацію по новобудовах. Це коштувало компанії приблизно двадцять п'ять тисяч гривень лише моєї заробітної плати за цей період. У підсумку ми отримали звіт із запізненням на тиждень, що критично для динамічного ринку.

Найбільше дратує те, що дані з Одеської філії постійно приходять у різному форматі, і мені доводиться переписувати все заново. Я відчуваю неймовірну втому та фрустрацію, бо замість глибокого аналізу ринку займаюся механічним виправленням помилок. Компанія втрачає реальні можливості для інвестицій, бо ми бачимо актуальну картину занадто пізно. Через таку затримку ми нещодавно втратили вигідний комерційний об'єкт, бо конкуренти прийняли рішення швидше. Це створює напружену атмосферу в усій команді з тридцяти п'яти осіб.

Системна проблема полягає у відсутності єдиного стандарту введення даних та застарілих методах інтеграції. Наші менеджери з продажів не мають мотивації правильно заповнювати CRM, а автоматичного зв'язку між реєстрами та аналітикою просто не існує. Ми намагалися навчити людей, але людський фактор залишається головною перешкодою. Процеси налаштовані так, що все тримається на моїх руках і ручній перевірці кожної цифри. Нам катастрофічно бракує сучасних інструментів автоматизації, які б могли обробляти неструктуровані дані без моєї участі.

Щоб хоч трохи пришвидшити процес, ми найняли фрілансера-розробника за вісімсот доларів на місяць для написання скриптів. Також я почала використовувати платну версію ChatGPT для швидкого форматування текстових описів квартир та витягування суті з листувань. Це трохи допомогло, але скрипти часто ламаються при зміні структури звітів. Витрати на ці тимчасові рішення вже перевищили тисячу двісті доларів щомісяця. По суті, ми просто затикаємо дірки, а не будуємо надійну систему.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з появою кожного нового об'єкта в Одесі скрипти треба переписувати. Фрілансер не завжди на зв'язку, і коли система падає, вся робота зупиняється на кілька днів. ChatGPT допомагає лише з текстами, але не вирішує питання цілісності бази даних у реальному часі. Ми продовжуємо платити великі гроші за тимчасові милиці, які не дають впевненості у точності цифр. Компанія росте, об'єктів стає більше, і я розумію, що скоро просто не впораюся з таким обсягом вручну.