Як Яна з ТОВ «БудІнвестГруп» зекономила 45 годин на обліку 12 об'єктів реконструкції за допомогою автоматизації

Минулого місяця нам потрібно було терміново закрити фінансовий звіт для інвесторів по 12 активних майданчиках у передмісті. Я вручну розносила понад 450 первинних документів та актів виконаних робіт між різними юридичними особами в Excel. Це зайняло у мене 4 повних робочих дні, оскільки кожна закупівля будматеріалів часто ділилася між двома-трьома об'єктами. Через такий обсяг даних я постійно перевіряла залишки на рахунках, щоб не допустити касового розриву в 200 000 гривень. У результаті ми ледь встигли подати звітність до дедлайну, працюючи до десятої вечора.

Найскладнішим виявилося зібрати докупи дані від наших виконробів, які надсилали фото накладних у різні месенджери. Мені доводилося самостійно ідентифікувати, який саме щебінь чи арматура пішли на конкретний об'єкт у Бучі, а які — в Ірпінь. Постійні виправлення в таблицях призводили до того, що підсумкові суми не сходилися на кілька тисяч гривень. Кожен такий пошук помилки вимагав перегляду всієї історії транзакцій за тиждень. Також було важко контролювати ПДВ по кожному об'єкту окремо через різні терміни здачі етапів.

Це було складно, бо наша команда з 8 осіб працює без єдиної ERP-системи, і вся комунікація розірвана. Я виконую роль і бухгалтера, і фінменеджера, тому будь-яка помилка в цифрах впливає на виплати підрядникам та закупівлі. Відсутність чіткої структури зберігання чеків призводила до того, що 15% документів просто губилися. Кожен об'єкт реконструкції має свою специфіку оподаткування, і тримати ці нюанси в голові паралельно з Excel-таблицями стає фізично неможливо. Психологічний тиск через відповідальність за бюджет у кілька мільйонів гривень лише додавав труднощів.

Ми спробували найняти додаткового асистента на аутсорсі, що обійшлося нам у 18 000 гривень на місяць. Ця людина займалася виключно сортуванням первинної документації та перенесенням цифр у нашу основну базу. Також ми придбали розширену ліцензію на хмарну бухгалтерію за 1 200 гривень щомісяця. Це трохи розвантажило мій графік, дозволивши фокусуватися на стратегічному плануванні фінансів компанії. Загалом витрати на це тимчасове рішення склали близько 20 000 гривень за перший місяць впровадження.

На жаль, людський фактор нікуди не зник, і новий асистент все одно припускався механічних помилок при введенні даних. Мені все одно доводилося витрачати до 10 годин на місяць на перевірку його роботи, що нівелювало частину вигоди. Комунікація з аутсорсером іноді затягувалася, і я не отримувала оперативні цифри в режимі реального часу. Крім того, витрати у 18 000 гривень на місяць є досить суттєвими для нашого невеликого офісу. Це рішення не дало нам автоматичного аналізу рентабельності об'єктів, про який ми мріяли.