Як головний бухгалтер ТОВ «БудІнвестГруп» витрачає 45 годин на звірку ПДВ по 12 об'єктах будівництва

Минулого місяця ми отримали понад 850 вхідних податкових накладних від 40 різних постачальників бетону та арматури. Через затримки в реєстрації з боку контрагентів у нас виник ризик втрати податкового кредиту на суму близько 2,4 мільйона гривень. Я особисто з двома заступниками вручну звіряла кожен номер акту в 1С із даними в системі M.E.Doc протягом трьох робочих днів. Нам довелося працювати до 21:00, щоб встигнути подати декларацію без штрафів від ДПС. Це був справжній хаос, оскільки дані в первинних документах часто не збігалися з номенклатурою в реєстрах.

Найскладнішим виявився величезний обсяг неструктурованих даних, які надходять з різних будівельних майданчиків одночасно. Кожен виконроб веде свої відомості, які потім у паперовому вигляді потрапляють до центрального офісу з помилками в назвах позицій. Мені доводилося паралельно тримати відкритими три таблиці Excel та програму обліку, намагаючись знайти, де саме загубилися 300 тисяч гривень кредиту. Людський фактор при такому темпі роботи стає критичним, і ймовірність пропустити помилку зростає з кожною годиною. Це виснажує команду і змушує мене як керівника виконувати технічну роботу замість стратегічного планування.

Складність полягає в специфіці девелоперського бізнесу, де одна поставка може закриватися десятьма різними актами протягом кварталу. Наша поточна система 1С:УТП застаріла і не підтримує автоматичне розпізнавання сканів документів, тому все вводиться руками операторів. Кожна помилка в одну цифру коду УКТ ЗЕД призводить до блокування накладної в системі моніторингу ризиків. Ми витрачаємо час не на облік, а на нескінченні перевірки за іншими співробітниками, бо ціна помилки — це мільйонні штрафи для холдингу. Відсутність єдиного цифрового вікна між складом і бухгалтерією створює інформаційний вакуум.

Ми вирішили тимчасово залучити двох додаткових бухгалтерів на аутсорсингу для закриття квартального звіту, що обійшлося компанії у 45 000 гривень. Також ми придбали розширений модуль інтеграції для обміну даними, який коштував ще 12 000 гривень плюс послуги програміста з налаштування за 8 000 гривень. Загалом закриття цієї дірки коштувало понад 65 000 гривень прямих витрат за один місяць. Це допомогло вчасно подати звітність, але не розв'язало фундаментальну проблему ручного введення даних. Команда була демотивована через перепрацювання, попри виплачені бонуси.

Це рішення було лише «пластиром» на глибоку рану, оскільки воно не автоматизує процес, а просто масштабує кількість людей. Наступного місяця ситуація повториться, і нам знову доведеться платити за додаткові години або наймати людей у штат. Крім того, залучення зовнішніх фахівців до конфіденційних фінансових даних девелопера — це завжди безпековий ризик. Ми витратили гроші, але рівень стресу в департаменті не знизився, а я так і не отримала інструменту для миттєвого контролю розбіжностей. Фактично, ми просто купили трохи часу за великі гроші, не змінивши якість самого процесу.