120 годин на звірку кошторисів щомісяця — Руслан втрачає нерви через помилки в таблицях

Минулого місяця ми закривали квартал по трьох житлових комплексах, і дані з Excel не сходилися з банківськими виписками на триста тисяч гривень. Я особисто сидів три дні поспіль у Google Sheets, намагаючись знайти помилку в ручному введенні оплат від підрядників. Використовував ChatGPT для написання складних формул, щоб хоч якось автоматизувати звірку, але результату не було. У підсумку довелося залучити ще двох бухгалтерів, щоб вони вручну перевірили кожен платіж за останні дев’яносто днів. Це була справжня катастрофа, бо ми втратили купу часу на технічну роботу замість аналізу.

Найважче — це постійний страх припуститися помилки, яка коштуватиме компанії мільйони. Я відчував величезну втому та фрустрацію, бо замість стратегічного планування фінансів працював як оператор введення даних. Через цю затримку ми вчасно не надали звіт інвесторам, що підірвало їхню довіру до нашої фінансової прозорості. Кожен такий збій демотивує команду, бо люди змушені працювати понаднормово в стресових умовах. Постійне перемикання між Trello, де стоять задачі, та банківськими виписками просто випалює мозок.

Основна причина в тому, що наші процеси застаріли та не встигають за темпами росту компанії. У нас сімдесят співробітників, а ми досі використовуємо старі методи збору даних, де людський фактор грає ключову роль. Нам критично не вистачає єдиної системи, яка б автоматично підтягувала дані з різних джерел і перевіряла їх на логічні помилки. Поточні інструменти не дозволяють інтегрувати штучний інтелект для швидкої перевірки кошторисів. Ми просто тонемо в операційці, бо не маємо сучасних алгоритмів обробки великих масивів фінансової інформації.

Щоб закрити дірку в процесі, я найняв фрілансера-аналітика, який за вісімсот доларів допоміг трохи підправити наші таблиці та налаштувати базові скрипти. Також ми купили розширену підписку на сервіс автоматизації, що обійшлося ще у дві сотні доларів на місяць. Я витратив близько сорока годин власного часу на пояснення логіки наших розрахунків сторонній людині. Це допомогло закрити конкретний звіт, але не дало нам системного рішення для майбутніх проєктів. Витрати на таку тимчасову підтримку та мій час сумарно склали понад дві тисячі доларів за один інцидент.

Це рішення — як пластир на відкриту рану, воно не лікує причину проблеми. Фрілансер пішов, а будь-яка зміна в структурі кошторису тепер валить усю його систему скриптів. Це абсолютно немасштабовано, бо при старті нового будівельного об’єкта нам знову доведеться платити за налаштування. Ми залишаємося залежними від зовнішніх спеціалістів замість того, щоб навчити власну команду користуватися AI-інструментами самостійно. Кожного разу, коли виникає нестандартна ситуація, ми знову повертаємося до ручного перевіряння в Sheets, що дуже дорого і неефективно.