120 годин на зведення кошторисів вручну — ми втрачаємо 45 000 гривень щомісяця через помилки в таблицях

Минулого місяця я витратив цілий тиждень, щоб звести дані з трьох різних об'єктів у єдиний Google Sheets файл. Виникла проблема, що виконроби вносили закупівлі бетону в різних одиницях виміру, і загальний бюджет поплив на 120 000 гривень. Я намагався синхронізувати ці дані через Trello, але інформація там постійно застарівала. Довелося вручну перевіряти кожен акт виконаних робіт і звіряти його з банківськими виписками за квартал. Це був справжній хаос, який зупинив мою основну роботу з фінансового планування на п'ять робочих днів.

Найскладніше — це величезний обсяг рутинної перевірки, де кожна помилка в одну цифру коштує компанії реальних грошей. Я відчував неймовірну фрустрацію, бо замість стратегічного аналізу працював як звичайний оператор вводу даних. Втома під кінець дня була такою, що я почав сам допускати помилки у формулах Excel. Це призвело до того, що ми затримали оплату підряднику, і вони на два дні зупинили роботи на об'єкті в Хмельницькому. Бізнес втратив час, а я — залишки спокою та нормальний сон.

Системна проблема полягає в тому, що у нас немає єдиного стандарту передачі даних від виконробів до фінансового відділу. Ми використовуємо застарілі інструменти, де людський фактор відіграє вирішальну роль на кожному етапі. Наші процеси не масштабуються: те, що працювало для одного будинку, абсолютно розвалюється, коли об'єктів стає три. Команді не вистачає автоматизованого містка між закупівлями на місцях та фінансовим обліком. Ми просто латаємо дірки замість того, щоб побудувати надійну цифрову систему управління витратами.

Тимчасово ми вирішили це залученням додаткового асистента на фрілансі, якому платимо 15 000 гривень на місяць за механічну перевірку цифр. Також я почав використовувати ChatGPT для написання складних макросів в Excel, щоб хоч трохи пришвидшити обробку виписок. Це коштувало нам близько 500 доларів прямих витрат на оплату праці та підписки за перший місяць. Проте це не вирішило проблему якості вхідних даних, а лише трохи розвантажило мене. Тепер я витрачаю час ще й на перевірку роботи фрілансера, що теж не дуже ефективно.

Це рішення — звичайний пластир на відкриту рану, воно абсолютно не масштабоване. Фрілансер часто помиляється в будівельній термінології, і мені все одно доводиться переглядати 40 відсотків його роботи. Це дорого, бо ми платимо за процес, а не за автоматизований результат, який працював би без людей. Якщо ми візьмемо ще два об'єкти в розробку, мені знадобиться вже три таких асистенти, що фінансово абсурдно. Нам потрібна система на базі штучного інтелекту, яка сама розпізнаватиме акти та вноситиме їх у базу без посередників.