Як головний бухгалтер ТОВ «БудІнвестГруп» витрачає 45 годин на звірку реєстрів та втрачає 15% робочого часу

Минулого місяця ми закривали етап фасадних робіт, і я три дні вручну порівнювала 120 актів виконаних робіт з банківськими виписками. Через те, що у нас 18 співробітників і кожен подає дані в різних форматах, виникла помилка на суму 84 000 гривень. Я змушена була підіймати паперовий архів за останні 4 місяці, щоб знайти, де саме задвоїлася оплата. Це стандартна ситуація для нашого малого забудовника, коли облік ведеться в Excel паралельно з 1С. У результаті я працювала до 10 вечора протягом усього тижня.

Найскладніше — це консолідація даних з різних джерел, які не синхронізовані між собою. Кожен виконроб на майданчику веде свій список витрат матеріалів, а відділ продажу подає дані про надходження від інвесторів у своїй таблиці. Мені доводиться вручну перевіряти кожне прізвище та суму, щоб дані в 1С зійшлися з реальним рухом коштів на рахунках. Будь-яка помилка в одну цифру призводить до того, що весь баланс «пливе». Це створює величезне когнітивне навантаження та постійний страх допустити критичну помилку в податковій звітності.

Складність полягає у відсутності єдиної екосистеми управління проєктами в будівництві для малих компаній. Наші процеси побудовані на застарілих методах передачі інформації через месенджери та паперові носії. Коли інформація доходить до бухгалтерії, вона вже може бути неактуальною або викривленою. Крім того, специфіка нерухомості передбачає багатоетапні платежі, які важко відстежувати без автоматизації. Я відчуваю себе не фінансовим контролером, а оператором введення даних, який постійно виправляє чужі описки.

Я переконала директора найняти фрілансера-аналітика для налаштування складних формул в Excel та часткової інтеграції з банківським API. Ми заплатили за це разово 18 000 гривень, сподіваючись, що це автоматизує хоча б рознесення платежів. Також я виділила два робочих дні на навчання адміністратора офісу, щоб вона попередньо перевіряла документи перед передачею мені. Це рішення коштувало нам приблизно 25 000 гривень з урахуванням витраченого робочого часу. Проте це лише «залатало дірки», а не вирішило проблему системно.

Це рішення виявилося неефективним, бо Excel-таблиця стала занадто громіздкою і почала «гальмувати» при кожному оновленні. Фрілансер не врахував специфіку будівельних норм, тому деякі формули видавали помилкові результати при розрахунку ПДВ. Мені все одно доводиться перевіряти кожну операцію вручну, щоб бути впевненою в цифрах перед подачею звіту в ДПС. Фактично, ми просто додали ще один рівень складності замість того, щоб спростити роботу. Витрачені гроші не окупилися, бо я продовжую працювати понаднормово.