12 годин на тиждень лише на звітування по об'єктах — таблиці та хаос гальмують розвиток бізнесу

Минулого місяця ми закривали об'єкт на вулиці Коновальця, і я три дні збирала докупи всі чеки від виконробів у Гугл Таблицях. Використовувала звичайні Ексель-файли та Телеграм-чат, де було понад дві сотні повідомлень про закупівлі будматеріалів. Загальна сума витрат склала близько восьмисот тисяч гривень, але через помилки у формулах ми ледь не втратили п'ятдесят тисяч прибутку. Довелося вручну перевіряти кожну позицію в Notion, щоб знайти розбіжності. Це був справжній жах, бо звіти для власника мали бути готові ще на вчора.

Найважче було синхронізувати дані від будівельників, які надсилають фото розмитих чеків, з банківськими виписками компанії. Я відчувала величезну фрустрацію, бо замість фінансового аналізу працювала простим оператором вводу даних. Через цю плутанину ми затримали оплату підрядникам на тиждень, що мало не зупинило роботи на іншому об'єкті. Втома була настільки сильна, що я припустилася помилки в податковій накладній. Це призвело до нервової розмови з директором та втрати мого особистого часу на вихідних.

Системна проблема полягає в тому, що у нас немає єдиної автоматизованої системи обліку для девелопменту. Ми використовуємо застарілу версію бухгалтерської програми, яка не підходить для оперативного управління проектами реновації. Наша команда з восьми людей працює розрізнено: хтось у Трелло, хтось у зошиті, а я маю все це склеювати. Процес обміну інформацією побудований на хаотичних дзвінках, а не на цифровій структурі. Нам катастрофічно бракує інструменту, який би автоматично розпізнавав витрати та підтягував їх у фінансову модель.

Тимчасово ми вирішили залучити фрілансера-асистента, який за триста доларів на місяць просто переносив дані з фотографій чеків у таблиці. Також я спробувала використовувати безкоштовну версію ЧатДжіпіті, щоб структурувати списки витрат, але це вимагало багато ручного копіювання. Загалом за останні два місяці ми витратили близько двадцяти п'яти тисяч гривень на додаткову допомогу та виправлення помилок. Це трохи розвантажило мене, але кардинально ситуацію з прозорістю фінансів не змінило. Ми все ще живемо в режимі гасіння пожеж.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з появою нового об'єкта нам доведеться наймати ще одного асистента. Фрілансер часто помиляється через людський фактор, і мені все одно доводиться все перевіряти за ним. Витрати у триста доларів щомісяця — це просто викинуті гроші, які не створюють інтелектуального активу для компанії. ЧатДжіпіті без налаштованих агентів та інтеграцій дає лише частковий результат і не бачить загальної картини бюджету. Ми просто лікуємо симптоми, а не хворобу нашого бізнес-процесу.