Як HR-директор PropertyPro скоротила час на закриття вакансії агента з 28 до 12 днів для 85 співробітників

Минулого місяця ми зіткнулися з критичною ротацією, коли одночасно звільнилося 12 агентів через вигорання. Мені довелося вручну переглянути понад 450 відгуків на Work.ua та Rabota.ua, щоб відібрати хоча б 30 кандидатів для першої співбесіди. Ми витратили близько 60 годин робочого часу лише на первинний скринінг та телефонні інтерв'ю. У результаті ми вивели на навчання 15 осіб, але процес розтягнувся на три тижні інтенсивної роботи всього HR-відділу. Велика кількість рутини не дозволяла фокусуватися на стратегічних завданнях та адаптації новачків.

Найскладнішим було підтримувати високу якість відбору при такому величезному обсязі вхідних заявок. В галузі нерухомості 80% кандидатів не мають досвіду, тому потрібно детально оцінювати їхні софт-скіли та мотивацію ще на етапі дзвінка. Коли ти робиш 20-30 схожих дзвінків на день, увага розсіюється, і ти пропускаєш дійсно талановитих продавців. Також було важко координувати графіки переглядів об'єктів та навчання, оскільки інформація зберігалася в різних таблицях. Це призводило до того, що кандидати просто не доходили до офісу, бо ми вчасно не надіслали нагадування.

Проблема полягає в тому, що ринок нерухомості в Києві перенасичений пропозиціями, і кандидати дуже швидко втрачають інтерес, якщо HR не реагує миттєво. Наша застаріла CRM-система не мала автоматичних сповіщень для кандидатів, тому все трималося на «ручному керуванні». Відсутність автоматизованої воронки призводила до того, що ми втрачали близько 40% потенційно крутих агентів через довгий цикл відповіді. Крім того, кожен агент потребує індивідуального підходу, а при масовому наймі це фізично неможливо зробити без додаткових ресурсів. Ми просто тонули в операційці, втрачаючи гроші компанії на порожніх робочих місцях.

Ми вирішили найняти додаткового рекрутера на парт-тайм та впровадили платний сервіс для автоматизації розсилок. Загальна вартість цих заходів склала близько $1,200 на місяць, включаючи зарплату нового співробітника та підписки на софт. Ми також спробували використовувати платні підняття вакансій у топ, що додало ще $300 до бюджету на маркетинг персоналу. Це допомогло трохи розвантажити мене як директора, але не вирішило проблему якості самих лідів на вакансію. Весь процес все одно залишався лінійним і залежав від людського фактора, який часто підводив у найвідповідальніші моменти.

Це рішення виявилося лише «пластирем» на глибокій рані, адже витрати зросли, а ефективність найму збільшилася лише на 15%. Новий рекрутер також потребував часу на навчання та контроль, що знову забирало мій ресурс. Вартість залучення одного адаптованого агента зросла до $150, що було занадто дорого для нашої моделі бізнесу. Ми не отримали масштабованості: якби нам знадобилося найняти 30 людей за місяць, система б просто колапсувала. Найголовніше — ми так і не автоматизували оцінку компетенцій, продовжуючи витрачати години на пусті розмови з невідповідними кандидатами.