120 годин на місяць на звірку кошторисів вручну — це справжнє катування для менеджерів

Минулого місяця ми намагалися звести дані з п'яти об'єктів у Києві та Львові в одну таблицю Google Sheets. Менеджери витратили понад 40 годин лише на те, щоб перенести цифри з паперових актів у Excel. Ми використовуємо Trello для завдань, але фінансові показники все одно доводиться вбивати руками, що призводить до помилок. За моїми підрахунками, через людський фактор ми втратили близько 45 000 гривень на закупівлях матеріалів. Це була повна катастрофа, бо терміни здачі ЖК тиснули на нас.

Найскладніше — це постійний страх припуститися помилки в розрахунках, яка коштуватиме компанії мільйони. Я відчувала неймовірну фрустрацію, коли після десяти годин роботи виявлялося, що дані в Notion не збігаються з реальністю на майданчику. Команда була виснажена, а виконроби злилися через постійні перевірки та уточнення. Це гальмувало весь операційний цикл, і ми фактично тиждень стояли на місці. Втома була такою, що люди просто хотіли звільнитися.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої екосистеми для девелопменту. Наші інструменти розрізнені: бухгалтерія в одній програмі, графіки робіт у другій, а комунікація в месенджерах. У нас сімдесят співробітників, і кожен веде документацію по-своєму, бо немає чіткого алгоритму обробки даних. Старі методи управління процесами вже не витримують масштабів нашого бізнесу. Ми просто застрягли в минулому десятилітті з цими нескінченними таблицями.

Тимчасовим рішенням став найм додаткового асистента та купівля платної версії ChatGPT для допомоги в структуруванні тексту. Ми заплатили фрілансеру 15 000 гривень за створення складних макросів в Excel, щоб хоч трохи пришвидшити процес. Також я особисто витратила вихідні, щоб налаштувати інтеграцію між деякими сервісами через Zapier. Це обійшлося нам приблизно у 800 доларів прямих витрат за місяць. Проте це було схоже на латання дірок у старому човні.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з появою нового об'єкта нам знову доведеться наймати людей. Макроси часто злітають, а ChatGPT без навчених промптів видає занадто загальні відповіді для специфіки будівництва. Асистент робить помилки через неуважність, і ми знову витрачаємо час на перевірку за ним. Це дорого, ненадійно і забирає мій ресурс як менеджера на мікроменеджмент замість стратегії. Ми просто спалюємо гроші на підтримку неефективної системи.