45 годин на місяць на ручне заповнення звітів — менеджери вигорають та втрачають гарячих лідів

Минулого місяця ми намагалися структурувати опис тридцяти нових квартир у ЖК через Таблиці Гугл та внутрішню систему. Кожен менеджер витрачав мінімум по дві години щодня, щоб перенести дані з технічних паспортів у комерційну пропозицію. Використовували звичайний чат у Телеграмі для координації, але постійно плуталися в актуальних цінах. Загалом на цю рутину ми злили близько 40 годин робочого часу, що в перерахунку на зарплати вартувало компанії понад 25000 гривень. Це було жахливо, бо замість дзвінків клієнтам ми просто копіпастили текст.

Найбільше дратує монотонність та висока ймовірність помилки в цифрах. Коли ти заповнюєш десяту картку об’єкта, очі замилюються, і ти можеш помилитися в площі балкона або ціні за квадратний метр. Це викликає величезну фрустрацію, бо клієнти помічають неточності та втрачають довіру до нас як до забудовника. В результаті ми втратили двох потенційних покупців на етапі бронювання, бо надіслали їм застарілу специфікацію. Відчуття безпорадності просто зашкалювало, адже ми працюємо з угодами на мільйони гривень, а помиляємося через дрібниці.

Системна проблема в тому, що наші процеси застрягли у 2015 році. У нас немає єдиного автоматизованого містка між технічним відділом та відділом продажів. Інструменти, які ми використовуємо, не синхронізуються між собою, тому доводиться робити подвійну роботу. Керівництво не поспішало впроваджувати складні ІТ-рішення, вважаючи, що ми впораємося вручну. Але команда з 35 людей уже не може ефективно масштабуватися без нормальних алгоритмів обробки даних.

Ми спробували найняти фрілансера-адміністратора на Ворк юа, щоб він заповнював ці таблиці замість нас. Платили йому близько 15000 гривень на місяць за часткову зайнятість. Також я особисто почав використовувати безкоштовну версію ЧатДжіпіті, щоб хоча б рекламні описи генерувати швидше. Це трохи розвантажило команду, але фрілансер постійно затримував терміни, а штучний інтелект без правильних інструкцій видавав дуже сухий текст. Загалом це рішення обійшлося нам у 18000 гривень за місяць, враховуючи всі витрати.

Це було як пластир на відкриту рану — тимчасово і ненадійно. Фрілансер не розуміє специфіки нашої нерухомості та часто припускався помилок у термінології. Щоразу доводилося перевіряти його роботу, що знову забирало час провідних менеджерів. Таке рішення неможливо масштабувати, коли ми запустимо ще два нових об’єкти в області. Нам потрібна система, яка працює автономно, а не людина, яку треба постійно контролювати та доплачувати за кожен виправлений рядок.