12 годин на тиждень для звірки оплат з трьох систем — бухгалтер на межі нервового зриву

Минулого місяця ми закривали звітний період, і я вручну вивантажував дані з Моно, Лікпей та Пейпал у велику таблицю в Гугл Шітс. Це був справжній хаос, бо валютні надходження від Пейпал треба було перераховувати за курсом НБУ на дату зарахування. Я витратив близько 45 годин чистого часу, щоб просто звести дебет з кредитом по кожному студенту та курсу. Використовував Ноушн для фіксації боргів, але дані там постійно розходилися з банківськими виписками. У підсумку ми знайшли помилок на 15 000 гривень, які просто загубилися між транзакціями.

Найскладніше — це величезна кількість дрібних транзакцій від 3000 людей, які приходять у різний час. Мене страшно дратує, коли доводиться копіювати ID транзакції з однієї вкладки в іншу, бо автоматичної синхронізації між Пейпал та нашою внутрішньою системою просто немає. Через цю рутину я постійно втомлений і припускаюся механічних помилок, що призводить до касових розривів. Керівництво нервує, бо не бачить реального прибутку в реальному часі, а я відчуваю себе просто оператором копіпасту, а не головним бухгалтером.

Системна проблема в тому, що наша структура розрослася швидше, ніж наші інструменти обліку. Ми досі використовуємо старі методи збору даних, які підходили для 10 курсів, але зараз їх понад 40, і процеси просто ламаються. У нас немає єдиного вікна для моніторингу всіх шлюзів, а програмісти постійно зайняті платформою для навчання і не мають часу на фінансові інструменти. Це застарілий підхід, де людський фактор є головним ризиком для точності фінансової звітності компанії.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на фрілансі за 600 доларів на місяць, щоб він просто звіряв таблиці. Також я намагався використовувати ЧатДжіпіті для написання скриптів, які б автоматично сортували дані в Ексель, але це працювало нестабільно. Витратили на ці спроби близько 800 доларів разом з оплатою сервісів та тестуванням. Зрештою, це лише трохи розвантажило мене, але помилки нікуди не зникли, бо людський фактор залишився на етапі введення даних.

Це рішення було абсолютно не крутим, бо воно не масштабується: якщо студентів стане 5000, мені знадобиться вже два помічники. Додатковий працівник — це ще одна людина, яку треба контролювати, витрачаючи мій дорогоцінний час. Використання скриптів через ЧатДжіпіті потребує постійного нагляду, бо будь-яка зміна в інтерфейсі банку ламає весь процес. Це тимчасове рішення, яке коштує нам забагато грошей і не дає впевненості в цифрах на 100 відсотків.