45 годин на місяць на перевірку тестових завдань — HR ледь не звільнилася через вигорання

Минулого місяця нам потрібно було терміново закрити 5 вакансій, і я отримала понад 200 відгуків у Work.ua та Telegram. Кожному кандидату треба було надіслати тестове, перевірити його технічну грамотність та занести дані в Notion для керівника. Я провела за цією рутиною близько 40 годин чистого часу, використовуючи Google Sheets для трекінгу та ChatGPT для базової перевірки граматики в листах. На платні оголошення та мою робочу годину компанія витратила близько 25 000 гривень лише за цей період. Це було виснажливо, бо замість стратегічних завдань я працювала як копіпаст-машина.

Найбільш фруструючим було те, що 70% кандидатів надсилали відверто слабкі роботи, але мені все одно доводилося відкривати кожен файл. Я відчувала неймовірну втому та роздратування, коли о третій ночі дописувала фідбеки, щоб не втратити лояльність потенційних колег. Через таку затримку в обробці ми втратили двох сильних Senior-розробників, які просто прийняли офер від конкурентів, поки я колупалася в таблицях. Це прямі збитки для бізнесу, адже запуск курсу затримався на два тижні, що коштувало нам потенційних 80 000 гривень прибутку.

Проблема системна — у нас абсолютно відсутня автоматизація первинного скринінгу та оцінки технічних навичок. Ми досі використовуємо застарілу модель, де HR є «вузьким місцем», через яке проходять абсолютно всі вхідні запити без попередньої фільтрації. У команді всього 35 людей, окремого рекрутера немає, тому всі кадрові питання на мені одній. Наші інструменти — це розрізнені сервіси, які не синхронізуються між собою, що змушує робити багато подвійної роботи вручну.

Щоб хоч якось врятувати ситуацію, я вмовила директора найняти фрілансера-асистента на два тижні за 12 000 гривень. Він просто копіював дані з пошти в Notion та відсіював зовсім пусті резюме за моїм чек-листом. Також я особисто оплатила розширену підписку на Typeform за 40 доларів, щоб зробити зручнішу форму збору тестових. Це трохи розвантажило мій графік, але загальні витрати на закриття вакансій тільки зросли. Фактично, ми просто «закидали проблему грошима», не змінивши саму суть процесу.

Це рішення було абсолютно тимчасовим пластиром, а не лікуванням хвороби. Фрілансер пішов, і наступного разу мені знову доведеться або шукати нову людину, або знову тонути в рутині. Вартість залучення одного працівника стала занадто високою через додаткові витрати на асистентів. Подібна модель не масштабується: якщо ми захочемо розширити штат до 60 людей, мені знадобиться цілий відділ, що для нашого бюджету зараз просто неможливо. Ми продовжуємо втрачати час на ручну перевірку, замість того, щоб впровадити розумні алгоритми оцінки.