Як HR-менеджер EdTech-компанії з 18 співробітниками скоротила час на онбординг у 4 рази за допомогою автоматизації

Минулого місяця нам потрібно було терміново вивести 5 спеціалістів, і я витратила понад 45 годин лише на ручне пояснення внутрішніх процесів розробки курсів. Кожному новому співробітнику доводилося надсилати по 12 різних посилань на Google Drive та Slack-канали окремо. Я вела таблицю в Excel, де вручну відмічала прогрес кожного новачка, щоб нічого не забути. Це забрало близько 60% мого робочого часу, через що інші HR-процеси просто зупинилися. У результаті я працювала по 10 годин на добу, щоб встигнути закрити базові операційні задачі.

Найскладнішим було підтримувати однаковий рівень занурення для кожного з 5 новачків одночасно. Коли ти вп’яте за тиждень розповідаєш про те, як працює наша LMS-платформа, увага розсіюється і ти починаєш пропускати важливі деталі. Новачки постійно ставили одні й ті самі запитання в особисті повідомлення, бо інформація була розкидана по різних документах. Було важко відстежити, хто вже прочитав інструкцію з безпеки, а хто ще навіть не відкрив доступ до корпоративної пошти. Весь цей хаос створював відчуття непрофесійності нашої невеликої команди.

Це було складно, тому що в нашій команді з 18 людей немає окремого спеціаліста з навчання, і весь тягар адаптації лежить виключно на мені. Наші процеси розробки EdTech-продуктів дуже специфічні, і будь-яка помилка в онбордингу призводить до затримок у релізах курсів. Я відчувала величезну відповідальність, адже кожен день простою нового методиста коштує компанії реальних грошей. Відсутність єдиної автоматизованої системи робила процес масштабування команди фізично неможливим без вигорання. Ми просто вперлися в «скляну стелю» мого особистого часу та ресурсу.

Я вирішила впровадити базову автоматизацію через Notion та налаштувати чат-бота для відповідей на типові питання. Ми витратили близько 18 000 гривень на придбання шаблонів та консультацію спеціаліста з налаштування робочих просторів. Також я придбала підписку на сервіс для створення відеоінструкцій Loom за 15 доларів на місяць, щоб не повторювати одне й те саме. Це дозволило зібрати всі 25 основних інструкцій в одному місці з автоматичним трекінгом прочитання. На впровадження цієї системи пішло два повних робочих тижні мого часу.

Це рішення все одно вимагало моєї постійної присутності для оновлення бази знань вручну щоразу, коли щось змінювалося. Notion-сторінки часто ставали перевантаженими, і новачки все одно плуталися в структурі вкладених папок. Чат-бот був лінійним і не міг відповісти на специфічні запитання щодо розробки контенту, тому мені все одно писали в Telegram. Система не мала інтелектуального пошуку, тому люди витрачали по 20 хвилин, щоб знайти потрібний регламент. Це було краще, ніж Excel, але все ще забирало до 15 годин мого часу щотижня на підтримку актуальності.