Як HR-директор EdSpace автоматизувала адаптацію 70 співробітників та зекономила 120 годин на перевірці знань викладачів

Минулого місяця нам потрібно було терміново вивести 15 нових викладачів, щоб обробити потік у 12 000 учнів. Я особисто проводила по 6 годин на день у Zoom, пояснюючи стандарти нашої платформи та методику викладання. Окрім цього, ми вручну перевіряли тестові завдання від 40 кандидатів, що займало близько 20 годин робочого часу щотижня. Весь відділ з 3 рекрутерів працював по 10 годин на добу, щоб встигнути до початку курсу. Це був справжній хаос, де ціна помилки в наймі коштувала нам втрати лояльності учнів.

Найскладнішим було забезпечити однакову якість навчання для всіх 70 членів команди при такому швидкому зростанні. Кожен новий викладач мав ідеально знати структуру ЗНО та НМТ, а також вміти працювати з нашою внутрішньою CRM. Ми витрачали колосальний ресурс на повторення однієї й тієї ж інформації різним людям. Контроль якості відповідей у чатах підтримки теж ліг на мої плечі. Було фізично неможливо відстежити кожен діалог, коли кількість звернень зросла до 500 на день.

Проблема в тому, що наші знання не були структуровані в єдину базу, яка б працювала без участі людини. Кожного разу, коли виникало нестандартне питання від учня, викладач йшов до мене, відволікаючи від стратегічних завдань. В EdTech галузі все змінюється дуже швидко — правила тестування оновлюються щороку, і ми не встигали актуалізувати методички. Відсутність автоматизованої системи перевірки знань персоналу створювала ефект «зіпсованого телефону». Ми втрачали час на рутину замість того, щоб покращувати освітній контент.

Ми спробували найняти ще двох асистентів для HR-відділу, що обійшлося компанії у $1,600 на місяць плюс податки. Також ми придбали підписку на корпоративну LMS-систему за $400 на місяць для розміщення навчальних відео. Я витратила ще 40 годин свого часу на запис цих уроків та створення тестів. Загалом запуск цієї «ручної» системи коштував нам близько $2,500 лише у перший місяць. Це частково зняло навантаження, але не вирішило проблему оперативних відповідей у робочих чатах.

Це рішення виявилося занадто дорогим і неповоротким для нашої динамічної команди. Нові асистенти самі потребували навчання протягом місяця, що лише додало мені роботи на старті. LMS-система була статичною: якщо в НМТ змінювався формат завдання, нам доводилося переписувати цілі курси та заново перезаписувати відео. Викладачі все одно лінувалися шукати інформацію в довгих роликах і продовжували писати мені в Telegram. Ми отримали високі витрати без гнучкості, якої потребує сучасна онлайн-школа.