120 гарячих лідів щодня вручну в Excel — менеджери вигорають за три місяці

Минулого місяця ми запустили рекламу на курси математики, і на нас впало понад 500 заявок за тиждень. Я та ще один колега буквально жили в Google Таблицях та Notion, намагаючись вручну розподілити лідів. Ми використовували ChatGPT, щоб хоч якось структурувати запити з форм, але все одно витрачали по 4 години щодня на копіювання контактів. На оплату сервісів та додаткові години ми витратили близько 15 000 гривень, але швидкість відповіді була жахливою. Клієнти чекали на дзвінок по 6 годин, і ми втрачали найгарячіших абітурієнтів.

Найважче — це емоційне виснаження від монотонної роботи, коли ти замість продажів працюєш друкарською машинкою. Я відчував постійну фрустрацію, бо бачив, як потенційні гроші йдуть до конкурентів через нашу повільність. Ми втратили приблизно 20% конверсії тільки тому, що не встигали вчасно зателефонувати батькам школярів. Це демотивує всю команду, бо бонуси за продажі просто тануть на очах через технічні затики. В кінці дня голова просто обертом від нескінченних рядків і переплутаних номерів телефонів.

Системна проблема в тому, що у нас в ЕдуСервіс зовсім не налаштована автоматизація передачі даних між рекламним кабінетом і CRM. Наша команда з 8 людей просто не має технічного спеціаліста, який міг би зв’язати всі інструменти в єдину мережу. Ми досі використовуємо застарілу модель ручного підтвердження кожного кроку, що створює пляшкове горло на етапі кваліфікації ліда. Процеси залишилися на рівні маленького стартапу, хоча обсяги трафіку вже давно виросли до серйозного бізнесу. Відсутність єдиного алгоритму обробки повідомлень у месенджерах змушує нас робити подвійну роботу.

Ми вирішили найняти фрілансера-адміністратора на період вступної кампанії, щоб він просто переносив дані та відповідав на перші повідомлення. Це обійшлося нам у 800 доларів за місяць, плюс ми купили розширену підписку на Trello та сервіс розсилок. Також я особисто витратив близько 20 годин на вихідних, щоб прописати скрипти для простого чат-бота в Телеграмі. Загалом витрати на це тимчасове рішення склали майже 1 100 доларів, не враховуючи мою перевтому. Це допомогло не завалити сезон повністю, але системно нічого не змінило.

Це була звичайна латка на дірявому човні, яка не дає стабільності та можливості масштабуватися далі. Фрілансер часто помилявся в іменах абітурієнтів, що дуже псувало репутацію нашої освітньої компанії. Як тільки рекламний бюджет збільшиться, цей ручний процес знову зламається, і нам доведеться наймати ще більше людей. Ми витрачаємо величезні кошти на підтримку хаосу замість того, щоб один раз вкластися в розумну систему. Це рішення дороге в довгостроковій перспективі, бо воно не накопичує досвід і не пришвидшує роботу менеджерів реально.