45 годин на підготовку комерційних пропозицій щомісяця — менеджери вигорають від рутини та втрачають великих клієнтів

Минулого тижня ми готували план навчання для банку на 50 співробітників, і це зайняло три робочих дні. Я вручну збирала дані з Google Sheets про успішність наших студентів, щоб показати кейси, та копіювала опис модулів курсу Data Science. Ми використовуємо Notion для бази знань, але адаптація програми під запит клієнта все одно робиться копіпастом. В результаті я витратила 12 годин чистого часу, а клієнт чекав відповіді дуже довго. Вартість моєї робочої години складає близько 400 гривень, тому кожна така пропозиція обходиться компанії дорого.

Найжахливіше — це відчуття безглуздої механічної роботи, коли ти замість продажу займаєшся редагуванням таблиць. Я відчуваю фрустрацію, бо поки я шліфую один документ, три інші гарячі ліди висять без відповіді. Це призводить до того, що ми втрачаємо контракти на суми від 5000 до 10000 доларів просто через довгий цикл очікування. Керівництво тисне на плани продажів, але фізично неможливо прискоритися без втрати якості в документах. Минулого місяця через таку затримку пішов великий ритейлер до конкурентів.

Системна проблема в тому, що наші навчальні програми постійно оновлюються, а єдиного автоматизованого конструктора пропозицій немає. Ми використовуємо застарілі шаблони, які доводиться переписувати під кожну галузь вручну, щоб це не виглядало як спам. У команді всього 28 людей, і в нас немає окремого спеціаліста, який би займався лише документацією. Наявні інструменти на кшталт Trello допомагають стежити за етапами, але не створюють контент. Процес масштабування продажів зараз впирається в «вузьке місце» — людський ресурс.

Ми намагалися частково використовувати ChatGPT для написання супровідних листів, але це допомагає лише з текстом, а не з цифрами. Також ми найняли фрілансера-копірайтера за 600 доларів на місяць, щоб він допомагав оформлювати кейси та презентації. Це трохи зняло навантаження, але йому постійно треба ставити ТЗ і перевіряти за ним кожне слово. Загалом витрати на таку підтримку та втрачений час менеджерів становлять близько 2100 доларів щомісяця. Це рішення лише «латає дірки», але не вирішує проблему швидкості.

Фрілансер не знає тонкощів нашого продукту так, як знаємо ми, тому виникає багато помилок у технічних деталях курсів. Це рішення абсолютно не масштабується: якщо кількість заявок зросте вдвічі, нам доведеться наймати ще двох людей. Це дорого і створює додатковий управлінський хаос, бо замість автоматизації ми множимо кількість діалогів. Крім того, ChatGPT без налаштованих промптів та інтеграції з нашою базою видає занадто загальні фрази. Ми досі витрачаємо забагато грошей на процес, який мав би тривати хвилини.