Як бізнес-аналітик Вікторія оптимізувала роботу 8 клінерів та зупинила втрату 45,000 гривень на місяць

Минулого місяця ми отримали 4 великих замовлення на об’єкти по 300+ квадратних метрів кожен. Я намагалася вручну в Excel розрахувати необхідну кількість миючих засобів та змін для 8 співробітників, щоб вкластися в дедлайни. На це пішло близько 12 робочих годин, адже потрібно було врахувати складність забруднень та логістику по Києву. У результаті ми все одно помилилися в розрахунках на 15%, через що довелося терміново докуповувати хімію в роздрібних магазинах. Це призвело до перевитрат бюджету на 8,500 гривень лише на одному об'єкті.

Найскладнішим було врахувати змінні фактори, які постійно змінюються в процесі роботи. Кожен об'єкт після ремонту має унікальні типи забруднень: десь це залишки цементу, а десь — фарба на панорамних вікнах. Мені доводилося збирати дані від бригадирів через месенджери, що створювало хаос у комунікації. Відсутність єдиної системи обліку ресурсів заважала бачити реальну картину в режимі реального часу. Я відчувала величезний тиск, бо будь-яка затримка коштувала нам штрафів від замовників.

Проблема в тому, що наші поточні інструменти — це розрізнені таблиці та чати, які не синхронізуються між собою. Як бізнес-аналітик, я витрачаю 70% свого часу на механічне зведення цифр замість аналізу ефективності. У нас немає автоматизованого алгоритму, який би підказував норми витрат матеріалів залежно від типу поверхні. Кожен новий об'єкт перетворюється на «вгадування» замість точного прогнозування. Це виснажує команду і змушує мене працювати понаднормово по 2-3 години щодня.

Ми спробували впровадити готову CRM-систему для клінінгу, що обійшлося нам у 18,000 гривень за ліцензії та налаштування. Я провела 3 дні, намагаючись адаптувати систему під наші специфічні процеси післяремонтного очищення. Ми також найняли тимчасового координатора за 12,000 гривень на місяць, щоб він вручну контролював виїзди бригад. Це частково зняло навантаження з мене, але не вирішило проблему точності розрахунків. Загалом витрати на цю спробу «залатати дірки» перевищили 30,000 гривень за перший квартал.

Рішення виявилося занадто дорогим і неповоротким для нашої невеликої команди з 8 людей. CRM-система була перевантажена зайвими функціями, якими ми не користувалися, але за які платили щомісяця. Координатор все одно робив помилки через людський фактор, забуваючи вносити дані в таблиці. Ми не отримали головного — автоматизації інтелектуальної праці та швидкого прогнозування прибутковості об'єкта. В результаті маржинальність бізнесу зросла лише на 2%, що не виправдало вкладених коштів та зусиль.