120 годин на ручне зведення звітів щомісяця — аналітик тоне в таблицях замість стратегії

Минулого місяця я намагався звести дані з Таблиць Гугл та нашої внутрішньої системи обліку замовлень для 200 клієнтів. Використовував складні формули та скрипти, щоб порахувати витрати на хімію та амортизацію техніки по кожному об'єкту окремо. Витратив на це майже два робочих тижні, паралельно виправляючи помилки в даних від менеджерів об'єктів. Загалом цей процес обійшовся компанії десь у 45000 гривень мого робочого часу. Використовував також ЧатДжипіті для написання складних макросів, але дані все одно доводилося перевіряти вручну.

Найбільше бісить те, що дані розрізнені: логістика в одному місці, закупівлі в іншому, а графіки виходу клінерів — у третьому. Коли я знаходжу помилку в одному рядку, доводиться перераховувати весь звіт для Світ Чистоти з самого початку. Це викликає величезну фрустрацію, бо замість аналізу я займаюся чисткою брудних даних. В результаті ми запізнюємося з виставленням рахунків великим корпоративним клієнтам, що псує нашу репутацію. Це постійне відчуття гасіння пожеж замість реального розвитку бізнесу.

Проблема системна, бо наші процеси не встигають за темпами росту компанії. Зараз у нас 35 людей у штаті, але ми досі використовуємо методи управління, які підходили для маленької фірми. Немає єдиного стандарту введення інформації, кожен менеджер заповнює Тріло або таблиці як йому зручно. Інструменти, які ми маємо, не інтегровані між собою автоматично. Через це виникає людський фактор, який множить помилки в геометричній прогресії при масштабуванні на 200 плюс об'єктів.

Ми спробували найняти помічника аналітика на фрілансі через сервіс Кабанчик, щоб він просто переносив цифри з одного місця в інше. Платили йому близько 12000 гривень на місяць за цю рутину. Також я налаштував автоматичне вивантаження з деяких форм у Ноушн через сторонні конектори. Це трохи розвантажило мене, але додало витрат на оплату підписок на ці сервіси. Загалом витратили на таке костильне рішення близько 18000 гривень за місяць, не рахуючи моїх зусиль на контроль цього процесу.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з появою нових клієнтів помилок стає лише більше. Фрілансер часто помиляється через контекст бізнесу, якого він не розуміє, і мені все одно доводиться все перевіряти. Костилі в Ноушн часто ламаються, коли оновлюється структура таблиць. Ми просто витрачаємо гроші на підтримку хаосу замість того, щоб його ліквідувати. Це дорого, ненадійно і забирає купу часу на менеджмент замість того, щоб отримувати готові звіти натисканням однієї кнопки.