120 годин на ручне зведення звітів щомісяця — Руслан втрачає фокус через хаос у таблицях

Минулого місяця я намагався звести докупи дані з тринадцяти різних таблиць Google Sheets, щоб зрозуміти прибутковість ЖК на Позняках. Витратив на це майже два робочих дні, бо дані про закупівлю хімії та зарплати вісімнадцяти прибиральників вносилися вручну різними людьми. Використовував складні формули та Notion для структурування завдань, але все одно знайшов помилку на 15 000 гривень. Це постійний стрес, коли директор вимагає точні цифри вже на вчора, а я сиджу з калькулятором. Зрештою, ми просто вивели середній показник, який не відображає реальної картини витрат.

Найбільше дратує людський фактор, бо менеджери на об'єктах постійно забувають вносити витрати в CRM. Я відчуваю величезну фрустрацію, коли бачу пусті клітинки в звітах перед важливою нарадою. Через ці пробіли компанія не бачить, що один із великих офісних центрів працює в нуль через перевитрати миючих засобів. Я відчуваю себе не аналітиком, а детективом, який шукає зниклі чеки. Це виснажує і не дає можливості займатися стратегічним плануванням розвитку нашої мережі.

Проблема системна, бо у нас немає автоматизованого збору даних з полів, все тримається на сумлінності персоналу. Наші інструменти застаріли, і передача інформації між відділом закупівель та операційним блоком відбувається через Telegram. У штаті вісімнадцять людей, і кожен веде облік так, як йому зручно, без єдиного стандарту. У нас просто немає технічного рішення, яке б об'єднувало всі потоки даних у реальному часі. Це створює інформаційний вакуум, який неможливо заповнити без залучення додаткових айтівців.

Ми спробували найняти фрілансера на Upwork, щоб він написав скрипт для автоматизації вивантаження даних з нашої системи в Excel. За цю роботу ми заплатили близько 600 доларів, і ще 200 доларів пішло на консультації щодо налаштування ChatGPT для аналізу текстових коментарів. Це трохи полегшило життя, але скрипт почав видавати помилки вже через два тижні після оновлення браузера. Довелося знову повертатися до ручного копіювання значної частини інформації. Тимчасові милиці не замінили повноцінну систему аналітики.

Це рішення виявилося абсолютно немасштабованим, бо при додаванні нового клієнта весь процес доводиться переналаштовувати заново. Ми продовжуємо витрачати гроші на підтримку крихкої системи, яка може зламатися в будь-який момент. Я витрачаю свій час як дорогого спеціаліста на дрібну технічну роботу замість того, щоб пропонувати рішення для росту бізнесу. Крім того, фрілансер не розуміє специфіку клінінгу, тому багато звітів виходять некоректними. Це просто дороге латання дірок, яке не дає нам впевненості в цифрах.