Як бухгалтер компанії «Світлин» на 35 осіб втрачає 45 годин щомісяця на обробку актів клінінгу

Минулого місяця я витратила понад 12 робочих годин лише на те, щоб звести докупи звіти від майстрів з ремонту та клінінгових бригад. У нас 35 працівників, і кожен подає дані у різних форматах: хтось у Viber, хтось на папері, а хтось взагалі забуває вказати використані мийні засоби. Мені довелося вручну перевіряти 150 актів виконаних робіт, щоб коректно нарахувати бонуси та списати інвентар. Через такий обсяг рутини я знову затрималася в офісі до дев'ятої вечора, намагаючись знайти помилку в 1200 гривень. Це постійний стрес, адже будь-яка неточність у виплатах веде до конфліктів у колективі.

Найскладніше — це відсутність єдиної структури даних від персоналу, який постійно перебуває на об'єктах у Києві та області. Кожен об'єкт має свої специфічні витрати, і коли мені приносять купу розрізнених чеків та повідомлень, картинка не складається. Я змушена витрачати час на нескінченні уточнювальні дзвінки, замість того, щоб займатися податковим плануванням. Також важко контролювати залишки на складі, бо дані про використання хімії доходяться до мене з великим запізненням. У результаті ми часто маємо ситуацію, коли на папері товар є, а по факту — порожньо.

Проблема в тому, що стандартна 1С не синхронізована з реальним часом роботи наших бригад «в полі». Наші працівники — це люди дії, а не офісні клерки, тому заповнення складних таблиць для них є тягарем. Компанія росте, 35 людей — це вже той поріг, коли «ручне» управління процесами починає давати збої. Брак автоматизації на етапі збору первинної інформації створює ефект «пляшкового горла» саме на моїй позиції бухгалтерського менеджера. Я стаю заручником людського фактора, де будь-яка помилка майстра стає моїм головним болем на кілька годин.

Ми спробували найняти помічника бухгалтера на півставки, щоб він займався виключно збором та оцифруванням цих даних. Це обійшлося компанії у 12 000 гривень на місяць плюс податки та облаштування робочого місця. Протягом двох місяців ситуація начебто покращилася, бо я звільнила частину свого часу для стратегічних завдань. Проте загальні витрати відділу зросли, а помилки через механічне перенесення цифр з паперу в Excel все одно нікуди не зникли. Ми витратили близько 30 000 гривень за квартал на це «рішення», але системно проблему не усунули.

Це рішення було не крутим, бо ми просто додали ще одну ланку в ланцюжок, яка теж може помилятися. Помічник так само залежав від того, наскільки вчасно майстри здадуть звіти, і часто просто чекав на інформацію. Це не пришвидшило обробку даних, а лише зробило процес дорожчим для бюджету «Світлин». Крім того, при звільненні помічника всі знання про нюанси об'єктів зникали разом із ним, і мені доводилося знову входити в курс справ. Нам потрібен був алгоритм, а не ще одна людина для ручного введення тексту.