45 годин на місяць на перевірку медичних книжок та анкет — Юлія мріє про автоматизацію

Минулого місяця нам потрібно було терміново вивести 12 нових працівників на об'єкт у новому ЖК. Я вручну перевіряла наявність довідок, заповнювала картки в Google Sheets та координувала співбесіди через Viber. На цей процес я витратила близько 40 робочих годин, паралельно намагаючись вести Notion для обліку відпусток. Використання ChatGPT допомогло лише трішки підправити тексти оголошень на Work.ua, але основна рутина залишилася на мені. Загалом за місяць на таку паперову роботу компанія витрачає понад 25000 гривень моєї зарплати.

Найбільше дратує нескінченний потік однакових запитань від кандидатів та плутанина в документах. Я відчуваю неймовірну втому, коли вдесяте за день пояснюю умови праці по телефону замість стратегічного планування. Через цю біганину ми втратили двох сильних кандидатів, бо я просто вчасно не перетелефонувала. Це прямі збитки для бізнесу, адже об'єкт стоїть без персоналу, а ми платимо штрафи замовнику. Фрустрація від того, що я працюю як дорогий секретар, а не як HR-менеджер.

Проблема системна — у нас абсолютно відсутня автоматизація первинного відбору та збору даних. Ми досі використовуємо застарілу модель комунікації через месенджери та таблиці, які постійно «летять». У штаті всього 35 людей, але плинність кадрів у клінінгу висока, тому процес найму не зупиняється ні на день. Брак сучасних інструментів призводить до того, що я завалена операційкою. Один рекрутер просто не може якісно обробити такий об'єм даних без розумних алгоритмів.

Ми спробували найняти помічника-фрілансера на пів ставки за 12000 гривень на місяць, щоб він просто фільтрував дзвінки. Також я купила розширену підписку на сервіс розсилок, що обійшлося ще у 2000 гривень. Це трохи розвантажило мій календар, але не вирішило проблему якості кандидатів. Тепер я витрачаю час ще й на контроль цього фрілансера та виправлення його помилок. Виходить, що ми просто «затикаємо дірки» грошима, не змінюючи саму суть процесу.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим об'єктом нам доведеться наймати ще більше помічників. Витрати на адміністрування зростають швидше, ніж наш прибуток, що дуже не подобається власнику. Фрілансер може піти в будь-який момент, забравши з собою частину інформації, бо єдиної системи так і немає. Ми продовжуємо платити за ручну працю там, де давно мав би працювати штучний інтелект. Це дорого, ненадійно і вимагає моєї постійної присутності 24 на 7.