220 пакетів документів щомісяця вручну — Наталія витрачає 60 годин на перевірку ліцензій охоронців

Минулого місяця ми знову вручну перевіряли медичні довідки та дозволи на зброю для всіх двохсот двадцяти працівників. Я використовую таблиці в Google Sheets, де кожна дата підсвічується червоним, коли термін спливає. На оновлення цієї бази та звірку з паперовими архівами я витратила близько сорока годин чистого часу. Ми також пробували підключати Trello для нагадувань, але картки часто губляться серед інших завдань. За моїми підрахунками, адміністрування цього процесу коштує компанії приблизно сорок п'ять тисяч гривень щомісяця лише у вигляді моєї зарплати.

Найскладніше — це величезна відповідальність і страх пропустити дату, адже відсутність ліцензії у одного охоронця на об'єкті загрожує нам штрафом у п'ятдесят тисяч гривень або навіть втратою контракту. Я відчуваю постійну втому, бо доводиться працювати вечорами, щоб встигнути заповнити всі клітинки в таблиці. Це монотонна робота, яка висмоктує всю енергію і не дає займатися стратегічним рекрутингом. Коли я бачу черговий стос паперів на підпис, у мене починається справжня фрустрація. Бізнес страждає, бо я не встигаю вчасно закривати вакансії через цю паперову тяганину.

Системна проблема полягає у відсутності єдиної автоматизованої бази, яка б сама зчитувала дані з документів. Наші інструменти безнадійно застаріли для такого обсягу персоналу, а процеси побудовані на ручному введенні даних. У нас немає виділеного асистента для документації, тому вся ця робота лягає на мої плечі як HR-директора. Погано налаштована комунікація між регіональними офісами призводить до того, що копії сертифікатів приходять у Viber, Telegram або на пошту в різний час. Це створює хаос, у якому неможливо навести лад без сучасних технологій.

Ми спробували найняти фрілансера-адміністратора на півставки, щоб він просто вносив дані в таблицю, що обходилося нам у п'ятнадцять тисяч гривень на місяць. Також я почала використовувати ChatGPT для написання скриптів, які мали б надсилати сповіщення на пошту, але це працює нестабільно. Для зберігання сканів ми орендували додаткове місце в хмарі, що додало ще дві тисячі гривень витрат. Загалом, спроба якось залатати діри в процесі коштувала нам близько вісімнадцяти тисяч гривень за останній квартал. Це було тимчасове рішення, яке лише частково зняло з мене навантаження.

Це рішення було абсолютно немасштабованим, бо з кожним новим охоронцем кількість помилок у ручному введенні зростала. Фрілансер постійно плутав типи ліцензій, і мені все одно доводилося все перевіряти за ним, що нівелювало всю економію часу. Рішення з Excel-скриптами виявилося занадто крихким: коли змінювався формат дати, все ламалося. Це було дорого, бо ми платили за людський ресурс, який не приносив інтелектуальної цінності. Ми просто купували час, але не вирішували корінь проблеми — відсутність інтелектуальної автоматизації.