Як HR-менеджер клінінгу зекономила 45 годин на місяць при управлінні штатом з 18 осіб

Минулого місяця нам терміново знадобилося 6 нових клінерів для великого об’єкта після ремонту площею 1200 квадратних метрів. Я вручну опрацювала понад 85 відгуків на Work.ua та OLX, витративши на це близько 30 робочих годин. Проблема в тому, що з 20 призначених співбесід реально прийшли лише 7 кандидатів, що є критично низьким показником. Через такий неефективний відбір ми закрили вакансії лише на 50%, що поставило під загрозу терміни виконання контракту. У результаті мені довелося самій виходити на об'єкт для координації, замість того щоб займатися стратегічним HR-плануванням.

Найскладніше — це постійний інформаційний шум та нескінченна перевірка однотипних анкет у Viber та Telegram. Оскільки наші працівники — це переважно люди, які не мають детальних резюме, мені доводилося кожному дзвонити особисто для базового скринінгу. Це забирає шалену кількість енергії, бо 70% кандидатів не відповідають вимогам щодо досвіду роботи з професійною хімією. Окрім того, важко тримати в голові графіки виходу 18 людей на різні локації одночасно. Відсутність єдиної системи призводила до того, що я плутала зміни та забувала перетелефонувати потенційним працівникам.

Це було складно через відсутність будь-якої автоматизації та специфіку «синіх комірців», які часто змінюють думку в останній момент. Кожен дзвінок — це лотерея, де я витрачаю 10-15 хвилин на пояснення умов праці, які вже прописані в оголошенні. Моя роль HR-менеджера фактично перетворилася на роль оператора кол-центру, що виснажує емоційно. Також складним було ведення обліку робочого часу в Excel, де постійно виникали помилки через людський фактор. В результаті я відчувала, що не контролюю процес, а просто «гашу пожежі» щодня.

Ми спробували залучити зовнішню рекрутингову агенцію, яка спеціалізується на лінійному персоналі для сфери послуг. За їхні послуги ми заплатили близько 18 000 гривень за місяць, сподіваючись повністю делегувати скринінг та первинний відбір. Вони надали нам доступ до своєї бази, але якість кандидатів залишалася посередньою, і мені все одно доводилося проводити фінальні інтерв'ю. Крім того, ми придбали платну підписку на сервіс розсилок за 1500 гривень, щоб нагадувати людям про співбесіди. Загалом витрати на спробу вирішення проблеми склали понад 20 000 гривень без урахування мого робочого часу.

Це рішення виявилося занадто дорогим для невеликої компанії з 18 співробітниками та не вирішило проблему системно. Рекрутери не розуміють специфіку клінінгу після ремонту, тому присилали людей, які бояться працювати з промисловими пилотягами. Вартість залучення одного працівника зросла втричі, а плинність кадрів залишилася на рівні 30%. Система розсилок працювала окремо від бази кандидатів, тому дані постійно дублювалися або втрачалися. Фактично, ми просто витратили гроші на «косметичний ремонт» процесу, який потребував повної перебудови.