45 годин на розрахунок кошторисів щомісяця — менеджери вигорають, а клієнти чекають цілу добу

Минулого тижня ми готували пропозицію для нового ЖК на 15 тисяч квадратних метрів. Менеджер витратив майже два дні, зводячи дані в Excel, рахуючи кількість персоналу, мийних засобів та витратних матеріалів. Використовували Google Sheets та старі прайси в Notion, щоб нічого не забути. У результаті клієнт чекав 48 годин, а ми ледь не помилилися в розрахунках на 12 000 гривень. Це постійна біда, бо кожен об'єкт індивідуальний і потребує ручного контролю.

Найжахливіше — це людський фактор та втрата часу, коли клієнт ще «гарячий». Менеджер сидить червоний від напруги, бо боїться вказати невірну рентабельність, а я злюся, бо продажі стоять. Поки ми рахуємо кошторис, конкуренти вже встигають зателефонувати і запропонувати свою ціну. Це демотивує команду, бо замість активних переговорів вони займаються нудною математикою. Ми втрачаємо приблизно 20% потенційних угод через таку повільність.

Проблема в тому, що наша система розрахунків застаріла і не має єдиного алгоритму. У нас 35 людей у штаті, але вся експертиза тримається в головах двох старших менеджерів. Немає автоматизованого інструменту, який би миттєво підтягував актуальні ціни на хімію чи амортизацію техніки. Процес передачі даних від клієнта до фінальної цифри розірваний між месенджерами та таблицями. Це системний хаос, який ми намагаємося залатати вручну кожного разу.

Ми спробували найняти окремого асистента-кошторисника на ставку 18 000 гривень на місяць. Також купували платні шаблони в Excel за 200 доларів, які нібито мали спростити життя. Частково використовували ChatGPT, щоб він формулював описи послуг для презентацій, але це не вирішило проблему розрахунку цифр. Загалом витратили купу часу на навчання нової людини, яка все одно потребувала постійного нагляду. Це рішення обійшлося нам приблизно у 800 доларів за перший місяць.

Додаткова людина — це додаткові витрати на податки та робоче місце, але швидкість зросла лише на 10%. Шаблони в Excel постійно «злітають», коли хтось випадково видаляє формулу, і все доводиться перевіряти заново. Це не масштабована історія, бо з ростом компанії нам доведеться наймати ще більше людей для папірців. Нам потрібен інтелект, який сам рахує за параметрами, а не просто чергова табличка. Зараз ми просто палимо гроші на операційку, яка не приносить прибутку.