12 годин на тиждень лише на ручні кошториси — менеджери вигорають, а клієнти чекають годинами.

Минулого вівторка я витратила цілий день, щоб прорахувати площу у три тисячі квадратних метрів для нового бізнес-центру. Використовувала звичайні Google Sheets, де вручну вбивала кількість мийних засобів, амортизацію техніки та години роботи персоналу. Це коштувало компанії близько п’яти тисяч гривень мого робочого часу лише на один об’єкт. Паралельно намагалася структурувати вимоги клієнта в Notion, але дані постійно губилися між вкладками. Зазвичай такий процес забирає від шести до восьми годин чистої концентрації.

Найбільше дратує те, що будь-яка помилка в одній клітинці Excel тягне за собою неправильний фінальний чек на сотні тисяч гривень. Я відчуваю неймовірну втому під вечір, бо мозок просто закипає від перевірки формул. Через таку повільність ми втратили двох великих клієнтів минулого місяця, бо вони не дочекалися комерційної пропозиції. Це прямі збитки для бізнесу, адже конкуренти відповідають швидше, ніж ми встигаємо відкрити ноутбук.

Проблема системна, адже у нас немає єдиного автоматизованого калькулятора, який враховував би специфіку клінінгу. Наші інструменти застаріли, ми досі працюємо за методиками п’ятирічної давнини. Кожен менеджер веде розрахунки як йому зручно, тому немає ніякого стандарту якості. Ми маємо тридцять п’ять працівників, але процеси підготовки документів досі тримаються на «ручному керуванні». Це створює хаос при масштабуванні на нові об’єкти.

Ми спробували залучити розробника-фрілансера, щоб він написав нам скрипт для автоматизації, заплативши за це шістсот доларів. Також я особисто використовую безкоштовну версію ChatGPT, щоб хоча б грамотно формулювати супровідні листи для клієнтів. Проте скрипт постійно видає помилки, а ШІ не має доступу до наших реальних залишків на складі. Це рішення обійшлося нам приблизно у двадцять п’ять тисяч гривень, враховуючи кошти на фрілансера та мій змарнований час на пояснення технічного завдання.

Це рішення було абсолютно не масштабованим, бо скрипт працює лише на одному комп’ютері. Якщо я захворію, ніхто інший не зможе швидко зробити такий самий розрахунок. ChatGPT допомагає з текстами, але не з математикою складних кошторисів. Ми витратили гроші, але швидкість обробки заявок зросла лише на десять відсотків, що є мізерним результатом. Це була просто чергова «латка» на системі, яка вже давно тріщить по швах.