120 годин на місяць на ручне формування комерційних пропозицій — менеджери вигорають, а клієнти чекають днями

Минулого місяця ми готували пропозиції для трьох нових ЖК, і це був справжній хаос у Google Sheets. Кожен менеджер вручну вписував площі, кількість вікон та типи поверхонь, витрачаючи на один документ до 5 годин робочого часу. Я особисто перевіряла формули в таблицях до другої ночі, щоб ми не помилилися в собівартості хімії та амортизації техніки. Використовували Notion для збору фото об'єктів, але фінальні цифри все одно доводилося переносити руками в PDF-презентації. Загалом на підготовку пакету документів для тендеру ми витратили близько 18 000 гривень лише в еквіваленті зарплат відділу продажів.

Найскладніше — це величезна кількість змінних, які неможливо швидко стандартизувати без помилок. Менеджери страшенно втомлюються від монотонності, через що виникає фрустрація та агресія всередині колективу. Ми втратили одного великого клієнта, бо готували розрахунок чотири дні, а конкуренти надіслали цифри за дві години. Це демотивує всю команду, бо зусилля йдуть на папірці, а не на живе спілкування та дотискання угод.

Системна проблема полягає в повній відсутності автоматизації інтелектуальної праці: наші процеси застрягли на рівні 2015 року. У нас працює 70 людей, але відділ продажів з 5 осіб завалений рутиною, бо немає єдиного конструктора пропозицій. Наявна CRM не вміє рахувати складні клінінгові калькуляції, а розробка власного модуля коштує космічних грошей. Ми намагаємося масштабуватися, але старі інструменти просто не витримують навантаження при одночасній роботі з десятьма об'єктами.

Ми спробували частково автоматизувати процес, створивши складний шаблон у Google Sheets з макросами та залучивши фрілансера-аналітика для налаштування логіки. За послуги спеціаліста ми заплатили 15 000 гривень, плюс купили платну підписку на ChatGPT для генерації описів послуг. Це трохи пришвидшило роботу, але менеджери все одно копіюють дані туди-сюди. На підтримку цієї хиткої конструкції ми витрачаємо близько 600 доларів щомісяця, враховуючи час адміністратора.

Це рішення — звичайна «латка», яка не вирішує проблему масштабування відділу продажів. Шаблони постійно «злітають», коли хтось випадково видаляє формулу, і вся робота зупиняється на пів дня. Фрілансер не завжди на зв'язку, а ChatGPT без інтеграції в робочий процес вимагає занадто багато уточнюючих промтів від кожного співробітника. Ми все ще залежимо від людського фактору, і будь-яка помилка в кошторисі на великому об'єкті може коштувати компанії сотень тисяч гривень збитків.