120 годин на зведення залишків деревини щомісяця — рутина, яка вбиває розвиток Українського Міста Меблів

Минулого тижня я знову вручну звіряла таблиці Excel із вивантаженнями з нашої застарілої облікової системи, щоб знайти куди зникли 15 листів ДСП. Використовувала Google Sheets та прості формули, намагаючись звести дані від 70 працівників у єдиний звіт для директора. На цей процес пішло три робочі дні, а моя зарплата за цей час складає приблизно 8500 гривень. Довелося навіть залучати ChatGPT, щоб він допоміг написати складний макрос для очищення кривих даних від комірників. Поки ми шукали помилку, виробництво зупинилося на пів дня, що коштувало компанії близько 40000 гривень прибутку.

Найскладніше — це нескінченний людський фактор та емоційне виснаження від однотипної роботи. Я відчуваю неймовірну втому, коли бачу, що дані в Notion не збігаються з реальністю на складі через банальні описки. Це створює хаос, бо відділ продажів обіцяє клієнтам меблі, яких ми не можемо зібрати вчасно. Кожного разу я боюся припуститися помилки, бо від мого звіту залежать закупівлі на сотні тисяч гривень. Така напруга призводить до того, що я не встигаю займатися стратегічним аналізом ринку.

Системна проблема полягає в тому, що наші процеси залишилися на рівні малого бізнесу, хоча нас уже 70 людей. У нас немає єдиної автоматизованої системи, яка б поєднувала верстати з бухгалтерією в реальному часі. Інструменти застаріли, а впровадження важких ERP-систем зараз виглядає занадто дорогим і довгим процесом. Керівництво економить на ІТ-відділі, тому всі задачі з обробки даних падають на мене одну. Ми просто латаємо дірки замість того, щоб побудувати надійний цифровий конвеєр.

Тимчасово ми вирішили найняти помічника на фрілансі за 15000 гривень на місяць, щоб він просто перебивав цифри з паперових накладних у таблиці. Також я купила розширену підписку на ChatGPT за 20 доларів, щоб він допомагав мені швидше писати скрипти для обробки великих масивів даних. Це трохи розвантажило мій графік, але загальна вартість такої підтримки разом із моїм часом перевищує 30000 гривень щомісяця. Фактично ми просто платимо за те, щоб хаос був трохи впорядкованішим. Це рішення не прибирає першопричину виникнення помилок у даних.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим замовленням кількість папірців лише зростає. Фрілансер часто помиляється, не розуміючи специфіки меблевого виробництва, і мені все одно доводиться все перевіряти за ним. Це дорого, бо ми платимо за ручну працю там, де має працювати алгоритм. Ми залишаємося залежними від конкретних людей, а не від налагодженої системи. Якщо цей помічник піде, я знову залишуся сам на сам із гігантськими таблицями та розлюченим виробництвом.