120 годин на звірку залишків щомісяця — рутина, яка вбиває розвиток нашого меблевого цеху

Минулого місяця я намагалася звести залишки плит ДСП та фурнітури в Excel, бо дані з цеху постійно не збігалися з бухгалтерією. Витратила на це три повні робочі дні, використовуючи старі Google Sheets та виписки з банку. В результаті ми виявили недостачу на 45 000 гривень, яку просто не помічали через хаос у записах. Для фіксації завдань комірнику я використовую Trello, але воно не синхронізується з реальними витратами матеріалів. Це постійна боротьба з цифрами, які живуть своїм життям.

Найгірше — це відчуття повної безпорадності, коли цифри в таблиці не сходяться з реальністю на складі. Я відчуваю величезну втому, бо замість фінансового планування займаюся розслідуванням, куди подівся рулон крайки. Це фруструє, бо через помилки в розрахунках ми затримали відвантаження двом великим оптовикам. Власник незадоволений, а я працюю до дев'ятої вечора, намагаючись знайти помилку в декілька гривень, яка ламає весь звіт.

Системна проблема в тому, що у нас немає єдиного інформаційного поля між виробничим цехом і моїм кабінетом. Майстри записують витрати на папірцях, а я потім намагаюся вбити це в систему, що є застарілим процесом для 2024 року. Нам катастрофічно бракує автоматизації, а наймати окремого обліковця за 20 000 гривень на місяць зараз немає можливості. Інструменти, які ми маємо, не дозволяють бачити реальну картину маржинальності кожного виробу в реальному часі.

Я спробувала делегувати частину роботи фрілансеру, який за 300 доларів налаштував нам складні макроси в Excel. Також я почала використовувати ChatGPT, щоб він допомагав мені писати формули для аналізу великих масивів даних з виписок. Це трохи полегшило життя, але фрілансер зник після оплати, і тепер ніхто не знає, як виправляти помилки в тих макросах. Загалом це рішення коштувало нам близько 12 000 гривень, але проблему з офлайн-даними з цеху воно не зняло.

Це рішення виявилося абсолютно не масштабованим і надто крихким для нашого виробництва. Як тільки ми додаємо нову позицію фурнітури, вся таблиця «їде», і мені знову доводиться вручну все перевіряти. Це тимчасовий «костур», який не дає впевненості у точності даних на кінець кварталу. Ми витрачаємо гроші на підтримку системи, яка все одно потребує моєї тотальної залученості та ручної праці.