120 годин на звірку залишків щомісяця — Модуль-Буд втрачає кошти через помилки в таблицях

Минулого вівторка я знову сиділа до дев'ятої вечора в офісі, намагаючись звести дані з Ексель та нашої старої бази. Ми маємо тридцять п'ять працівників, і кожен вносить дані як йому зручно, що створює повний хаос у цифрах. Я вручну перевіряла понад шістсот позицій фурнітури та профілю, використовуючи лише калькулятор та Гугл Таблиці. Через помилку в одній формулі ми ледь не замовили зайвого металу на вісімдесят тисяч гривень. Це постійна боротьба з людським фактором, яка забирає весь мій робочий час та нерви.

Найбільш виснажливим є пошук однієї єдиної помилки серед тисяч рядків даних, коли очі вже просто відмовляються бачити цифри. Я відчуваю величезну фрустрацію, бо замість стратегічного планування фінансів займаюся роботою коректора. Це втомлює настільки, що до кінця тижня я почуваюся вичавленим лимоном і припускаюся ще більшої кількості помилок. Бізнес через це втрачає гнучкість, бо ми ніколи не знаємо точну суму чистого прибутку на конкретну дату. Це постійне відчуття непевності в цифрах просто вбиває будь-яку мотивацію.

Системна проблема полягає в тому, що наші інструменти безнадійно застаріли для такого обсягу виробництва. Ми досі використовуємо процеси десятирічної давності, де кожен менеджер веде свій окремий файл у Трелло або на папері. Нам катастрофічно не вистачає автоматизованої системи, яка б об'єднувала склад і бухгалтерію в реальному часі. Зараз ми покладаємося лише на ручне введення, а це найслабша ланка в будь-якому виробничому процесі. Відсутність єдиного цифрового середовища робить нас повільними порівняно з конкурентами.

Тимчасово ми вирішили найняти помічника бухгалтера на пів ставки, щоб він просто переносив дані з паперових накладних у систему. Це обходиться компанії приблизно у п'ятнадцять тисяч гривень щомісяця, плюс податки та облаштування робочого місця. Також я намагалася використовувати ЧатДжипіті для написання макросів у таблицях, щоб хоч трохи пришвидшити обробку. Це допомогло скоротити час на технічну роботу десь на двадцять відсотків. Загалом витрати на це «косметичне» рішення складають близько семисот доларів на місяць.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з кожним новим замовленням кількість паперів лише зростає. Помічник теж людина, він так само втомлюється і помиляється, тому мені все одно доводиться все перепровіряти за ним. Ми просто «затикаємо дірки» грошима замість того, щоб побудувати надійну систему автоматизації. Витрати на зарплату ростуть, а якість даних залишається на тому ж низькому рівні. Це шлях у нікуди, який лише відтягує неминучий колапс управління нашими фінансами.