40 годин на місяць на ручне зведення кошторисів — бухгалтер у відчаї від хаосу в таблицях

Минулого місяця ми закривали велике замовлення на плуги, і мені довелося вручну збирати дані з паперових накладних та трьох різних таблиць у Гугл Шітс. Я витратила майже тиждень, щоб вирахувати точну вартість металу, енерговитрат та оплати праці восьми ковалів. Використовувала звичайний калькулятор та старі шаблони в Ексель, де постійно злітали формули через велику кількість позицій. У результаті ми помилилися на 15 000 гривень не на нашу користь, бо заклали стару ціну на комплектуючі. Це був справжній фінансовий хаос, який ледь не зірвав нам закупівлю наступної партії сировини.

Найважче — це постійна напруга через страх допустити помилку в одну цифру, яка потягне за собою весь звіт. Я відчуваю неймовірну втому, коли після десятигодинного робочого дня очі вже не бачать рядків у моніторі. Коли директор питає про чистий прибуток, я не можу відповісти одразу, і це викликає фрустрацію у всієї команди. Ми втрачаємо час на суперечки замість того, щоб планувати нові продажі. Така невизначеність дуже демотивує, бо я відчуваю себе не менеджером, а просто друкарською машинкою.

Проблема системна, бо у нас на виробництві досі немає єдиної цифрової екосистеми для обліку складських залишків. Процеси налаштовані так, що майстри записують витрати матеріалів у блокноти, а я потім маю це розшифровувати. Наші інструменти безнадійно застаріли для того обсягу замовлень, який ми маємо зараз. Нам катастрофічно бракує автоматизованого збору даних, а наймати ще одного бухгалтера для малого бізнесу — це занадто дорого. Ми просто намагаємося загасити пожежі старими відрами, поки конкуренти вже використовують сучасні насоси.

Щоб хоч трохи полегшити собі життя, я почала використовувати ЧатДжипіті для написання складних формул у таблицях та структурування текстових заміток від майстрів. Також ми найняли фрілансера на декілька днів, який за 12 000 гривень спробував налаштувати нам базову логіку в Трелло для відстеження етапів виробництва. Це допомогло візуалізувати процес, але дані все одно доводиться вносити руками. Ми також купили платну версію сервісу для розпізнавання чеків, що обходиться нам у 800 гривень щомісяця. Це трохи пришвидшило роботу, але не вирішило проблему глобально.

Це рішення — як пластир на відкриту рану, воно лише тимчасово стримує проблему. Фрілансер налаштував систему під себе, і як тільки він пішов, ми зіткнулися з тим, що не знаємо, як щось змінити. Автоматизація через ЧатДжипіті працює клаптиково, бо немає цілісної інтеграції між складом і фінансами. Я все одно витрачаю забагато часу на перевірку штучного інтелекту та ручне перенесення цифр. Це рішення абсолютно не масштабується: якщо ми візьмемо ще двох працівників, система просто завалиться під обсягом паперової роботи.