45 годин на місяць на пошук столярів та обробку анкет — виробництво меблів втрачає оберти через папірці

Минулого місяця нам терміново знадобилося п'ять складальників меблів, і я витратила близько двадцяти годин лише на перегляд відгуків у Google Таблицях. Я вручну копіювала дані з Work.ua та Rabota.ua у наш спільний файл, намагаючись відсіяти тих, хто не має досвіду роботи з ДСП. Ми витратили на платні оголошення близько 12 000 гривень, але конверсія була жахливою, бо я не встигала вчасно телефонувати кандидатам. Використовувала звичайний блокнот і Trello для візуалізації вакансій, але це не рятувало від хаосу. Зрештою, ми закрили лише дві позиції з п'яти, що гальмує відвантаження замовлень.

Найбільше дратує нескінченна рутина та відчуття, що я працюю секретарем, а не HR-менеджером. Я відчуваю величезну втому, коли доводиться вдесяте пояснювати директору, чому ми досі не знайшли людей, хоча бюджет витрачено. Складність у тому, що кандидати швидко знаходять іншу роботу, поки я вручну аналізую їхні анкети та призначаю співбесіди. Це справжня фрустрація, адже через порожні місця в цеху ми зриваємо терміни перед великим рітейлером, що загрожує нам штрафами.

Системна проблема полягає у повній відсутності автоматизації первинного відбору на нашому підприємстві. У нас немає CRM для рекрутингу, тому всі дані розкидані між месенджерами, поштою та Excel. Я одна на 35 працівників, і коли починається сезонний наплив замовлень, я фізично не можу якісно опрацювати 50+ дзвінків на день. Наші інструменти застаріли, а процеси побудовані на ручному управлінні, що створює пляшкове горло саме на етапі першого контакту.

Щоб хоч якось розвантажити себе, я почала використовувати безкоштовну версію ChatGPT для написання текстів вакансій та скриптів для співбесід. Також ми найняли фрілансера-рекрутера на два тижні, щоб він допоміг з «холодними» дзвінками, що обійшлося компанії ще у 8 000 гривень додатково. Я намагалася налаштувати автоматичні відповіді у Telegram, але це працює криво і часто відлякує людей. Це було тимчасове рішення, яке просто «заткнуло дірку» на короткий період.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо фрілансер пішов, а проблеми залишилися зі мною. ChatGPT допомагає з текстами, але він не інтегрований у нашу систему і не вміє сам відсіювати нерелевантних кандидатів за моїми критеріями. Ми витратили гроші на сторонню допомогу, але не змінили сам процес, тому наступного разу все повториться знову. Це дорого, неефективно і не дає мені можливості займатися розвитком культури в команді, бо я знову завалена рутиною.