Як HR-менеджер малої фірми на 8 людей економить 40 годин на місяць завдяки автоматизації найму

Минулого місяця нам терміново знадобилося 2 нових майстри, і я витратила понад 30 годин на перегляд 85 нерелевантних відгуків на Work.ua. Оскільки команда маленька, всього 8 осіб, кожен працівник на вагу золота, і помилка коштує зупинки лінії. Я вручну телефонувала кожному кандидату, витрачаючи по 15-20 хвилин на первинний скринінг технічних навичок. У результаті ми закрили вакансії лише через 3 тижні, що призвело до простою однієї печі протягом 4 днів. Це коштувало компанії близько 45 000 гривень недоотриманого прибутку через невиконані вчасно замовлення.

Найскладнішим виявилося відсіювання людей, які не мають досвіду роботи з керамікою, але претендують на високу зарплату. Мені доводилося самостійно пояснювати технічні нюанси випалу кожному кандидату по телефону, бо резюме часто не відображали реальних навичок. Також важко було узгодити графіки співбесід з власником, який постійно задіяний безпосередньо в цеху. Ведення обліку кандидатів у звичайному блокноті призводило до плутанини в контактах. Координація 8 різних графіків у маленькій команді створює величезне логістичне навантаження.

Це було складно, бо в «Кераміка Львівська» я поєдную ролі HR, офіс-менеджера та бухгалтера, тому фокусуватися лише на рекрутингу неможливо. Брак автоматизованої воронки призводив до того, що я забувала передзвонювати перспективним кандидатам вчасно. Галузь виробництва специфічна: люди рідко мають гарно оформлені профілі, тому доводиться «витягувати» інформацію кліщами. Без чіткого алгоритму оцінки я покладалася лише на інтуїцію, що підвищувало ризик найму некомпетентної людини. Відсутність єдиної бази знань про кандидатів робила процес хаотичним та виснажливим.

Я спробувала впровадити просту Excel-таблицю для трекінгу та платну підписку на базу резюме, що обійшлося нам у 4 200 гривень за місяць. Також я замовила послуги фрілансера-рекрутера для первинного обдзвону, за що ми заплатили ще 6 000 гривень разово. Це трохи звільнило мій час, але якість кандидатів, яких передавав фрілансер, була низькою, бо він не розумів специфіку кераміки. Загалом витрати на закриття двох позицій склали понад 10 000 гривень без урахування мого робочого часу. Ми все одно закривали вакансії «вручну», просто з додатковими витратами.

Рішення виявилося неефективним, бо воно не усунуло головну проблему — потребу в моїй постійній залученості. Фрілансер пропускав слабких кандидатів, і мені все одно доводилося проводити повторні інтерв'ю, витрачаючи ще по 5 годин на тиждень. Excel-таблиця постійно злітала або заповнювалася невчасно, що не давало реальної картини воронки найму. Ми витратили гроші, але не отримали системи, яку можна масштабувати при розширенні виробництва. Фактично, ми просто купили трохи часу, але не покращили якість відбору персоналу.