12 годин на один тендер через ручне копіювання ТТХ — менеджери вигорають та втрачають мільйонні контракти

Минулого місяця ми подавалися на державне замовлення вартістю вісім мільйонів гривень, і це було справжнє пекло. Мої менеджери три дні вручну переносили специфікації з нашого каталогу в Excel-таблиці та Word-файли, використовуючи звичайний Google Sheets. Ми залучили трьох спеціалістів, які замість продажів просто займалися копіпастом по десять годин на добу. Витратили на цей процес близько двадцяти п'яти тисяч гривень лише на оплату робочого часу персоналу. У результаті через поспіх в останню ніч ми ледь не пропустили дедлайн завантаження документів.

Найважче — це неймовірна кількість дрібних деталей, де помилка в одну цифру означає дискваліфікацію з тендера. Менеджери були настільки виснажені цією рутиною, що почали припускатися дурних помилок у розрахунках собівартості. Я бачила справжню фрустрацію в їхніх очах, бо люди з високою кваліфікацією працювали як друкарські машинки. Це демотивує команду сильніше, ніж відсутність бонусів, бо вони не бачать сенсу в такій механічній роботі. Ми втратили фокус на інших клієнтах, і наші поточні продажі просіли на п'ятнадцять відсотків за той тиждень.

Системна проблема полягає в тому, що наші технічні описи обладнання розкидані по різних папках, а єдиного стандарту автоматизації просто не існує. Ми досі використовуємо застарілі інструменти та ручний контроль, бо наші процеси не встигають за ростом компанії до ста двадцяти п'яти людей. У нас немає інтеграції між базою даних виробництва та відділом продажів, тому кожне уточнення параметрів займає купу часу. Ми намагалися використовувати Trello для контролю етапів, але це не вирішує проблему генерації самого контенту. Брак сучасних AI-рішень змушує нас затикати дірки в процесах людьми, а не технологіями.

На цей раз ми спробували залучити фрілансера-копірайтера, щоб він допоміг структурувати технічні тексти, і паралельно купили платну версію ChatGPT для одного з менеджерів. Фрілансеру заплатили близько дванадцяти тисяч гривень за тиждень термінової роботи, але він не розбирався в інженерних нюансах нашого обладнання. Менеджеру довелося витратити ще десять годин, щоб перевіряти за ним кожен абзац на технічну грамотність. Це рішення коштувало нам грошей і додаткового часу на координацію зовнішнього підрядника. Фактично, ми просто переклали частину навантаження, але не прибрали хаос у самому процесі.

Це було типове «гасіння пожежі», яке неможливо масштабувати на постійній основі для всіх тендерів. Фрілансер не знає специфіки UkrTech, а ChatGPT без правильних промптів та навченої бази видавав занадто загальні описи. Ми витратили гроші на тимчасовий костиль, який не залишив після себе жодної працюючої системи чи автоматизованого шаблону. Наступного разу, коли прийде новий запит на обладнання, нам знову доведеться проходити це коло пекла з нуля. Такий підхід занадто дорогий, оскільки година роботи мого топ-менеджера коштує набагато більше, ніж результат, який ми отримали на виході.