120 годин на місяць на ручне формування тендерних пропозицій — менеджери вигорають, а клієнти чекають тижнями.

Минулого місяця ми намагалися пришвидшити обробку запитів через Google Sheets, де зібрані всі наші комплектуючі та ціни. Мої менеджери витрачають мінімум 4 години на одну специфікацію, бо треба вручну звіряти наявність металу та вартість приводів. Використовуємо Trello для контролю етапів, але це не рятує від помилок у розрахунках. Кожен такий прорахунок коштує нам приблизно 15 тисяч гривень збитків через неправильну оцінку логістики. Загалом за місяць ми обробляємо близько 30 таких великих об'єктів.

Найбільше бісить те, що досвідчені продавці замість продажів працюють як калькулятори. Вони втомлені, бо кожна помилка в кошторисі призводить до вирахувань з їхніх бонусів, що створює напружену атмосферу в колективі. Через затримку у відповідях ми втратили два великих замовлення на суму понад 2 мільйони гривень, бо конкуренти надіслали цифри швидше. Це фруструє, коли ти знаєш, що твій продукт кращий, але бюрократія все псує.

Системна проблема полягає у відсутності єдиного інтелектуального алгоритму, який би поєднував технічні параметри виробництва з актуальними цінами. Наші інструменти застаріли, а база даних у Excel постійно ламається через людський фактор. У нас немає виділеного технічного спеціаліста для відділу продажів, тому навантаження падає на менеджерів. Весь процес тримається на «пам'яті» старих співробітників, і якщо хтось іде у відпустку, робота просто зупиняється.

Ми спробували найняти додаткового асистента з зарплатою 25 тисяч гривень на місяць, щоб він просто копіював дані. Також купили платну версію ChatGPT для одного старшого менеджера, щоб він пробував структурувати описи ліній. Витратили на це близько 800 доларів за кілька місяців, враховуючи час на навчання та софт. Це трохи зняло напругу, але помилки в цифрах нікуди не зникли, бо штучний інтелект без налаштованих промптів часто галюцинував.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо асистент теж помиляється і потребує постійного контролю. ChatGPT без зв'язки з нашою внутрішньою базою даних дає лише красивий текст, але не точні інженерні розрахунки. Ми витрачаємо великі гроші на зарплату людині, яка просто перекладає папірці з місця на місце. Це тимчасова «заплатка», яка не вирішує питання швидкості відповіді клієнту в режимі реального часу.