30 годин на тиждень на ручне формування кошторисів — менеджери вигорають через бюрократію замість реальних продажів

Минулого місяця ми отримали велике замовлення на каркаси для складського комплексу, де було понад двісті позицій металопрокату. Мені довелося три дні поспіль сидіти в Excel та Google Sheets, вручну звіряючи залишки на складі з актуальним прайсом постачальників. Я витратила близько двадцяти годин лише на копіювання значень, щоб не помилитися в сумі, яка складала понад вісімсот тисяч гривень. Для контролю я використовувала Trello, де кожна картка — це окремий етап погодження з виробництвом. Це був жахливий досвід, бо за цей час я могла б закрити ще три угоди.

Найважче — це постійний страх припуститися технічної помилки в розрахунках, яка коштуватиме компанії десятків тисяч гривень збитків. Я відчувала неймовірну втому та фрустрацію, бо замість активних переговорів займалася роботою калькулятора. Клієнти нервують, коли чекають на пропозицію три дні, і через таку затримку ми ледь не втратили замовника. Це сильно демотивує всю команду продажів, бо ми працюємо на результат, а не на заповнення табличок. У результаті ми втратили потенційний прибуток через повільну реакцію на запит.

Системна проблема полягає в тому, що наші процеси застрягли в минулому десятилітті, а CRM-система не інтегрована з базою залишків. У нас немає автоматизованого інструменту, який би миттєво підтягував вартість логістики та виробничі витрати. Наші інструменти застарілі, а штат із тридцяти п'яти людей працює розрізнено, через що виникає хаос у комунікаціях. Ми просто не маємо достатньо ресурсів, щоб виділити окрему людину лише на прорахунки, тому це лягає на плечі менеджерів. Брак автоматизації створює вузьке місце, яке гальмує розвиток усього бізнесу.

Щоб хоч якось пришвидшити процес, я почала використовувати ChatGPT для написання описів конструкцій та базових розрахунків формул. Також ми найняли фрілансера-аналітика на два тижні, щоб він звів наші основні прайси в одну таблицю з макросами. Це коштувало нам близько вісімсот доларів за разову роботу та купу мого часу на пояснення завдань. Ми також додали платні плагіни для Google Sheets, щоб автоматизувати конвертацію валют. Це рішення трохи зняло напругу, але не вирішило проблему глобально.

Це рішення виявилося тимчасовим пластиром, а не ліками, бо прайси на метал змінюються щотижня. Фрілансер пішов, а макроси почали видавати помилки, які ніхто в команді не вміє виправити. Використання ChatGPT без системного підходу дає хаотичні результати, які все одно треба перевіряти вручну. Це абсолютно немасштабована історія: якщо замовлень стане вдвічі більше, ми просто захлинемося в документах. Ми витрачаємо великі гроші на підтримку милиць, замість того, щоб побудувати один раз надійну систему.