45 годин на підготовку звітів щомісяця — рутина, яка вбиває розвиток юридичної компанії

Минулого місяця я намагалася звести дані про рентабельність наших клієнтів у Google Sheets, збираючи цифри з трьох різних джерел. Наша команда з вісімнадцяти людей використовує Trello для задач та окрему CRM-систему, яка не вивантажує нормальні звіти. Я витратила близько двадцяти годин лише на копіювання даних, щоб зрозуміти, чому прибуток впав на дванадцять відсотків. Використовувала ChatGPT для написання складних формул, але це все одно був напівручний процес. У підсумку ми втратили майже тиждень робочого часу на підготовку однієї презентації для партнерів.

Найбільше дратує те, що дані постійно дублюються або втрачаються при перенесенні з однієї таблиці в іншу. Я відчуваю неймовірну втому, коли замість аналізу стратегії мушу перевіряти кожну клітинку на помилки. Коли я знайшла розбіжність у п’ятнадцять тисяч гривень, мені довелося переробляти все з нуля. Це демотивує, бо я розумію, що моя кваліфікація бізнес-аналітика витрачається на роботу технічного асистента. Партнери чекають на висновки, а я сиджу з червоними очима над цифрами.

Проблема системна, адже у нас немає єдиного стандарту внесення даних юристами. Кожен заповнює опис справи як заманеться, і мені доводиться вручну класифікувати типи послуг. У нас застаріла модель взаємодії між відділами, де інформація передається в месенджерах, а не в структурованому вигляді. Інструменти, які ми маємо, не інтегровані між собою, а програміста в штаті немає. Ми просто виросли з того формату, коли можна було все контролювати в Excel.

Ми спробували найняти фрілансера-розробника, щоб він налаштував нам автоматичний вивантажувач даних за двісті доларів. Він зробив скрипт, але через тиждень CRM оновилася, і все зламалося. Потім я спробувала підключити платний конектор за п’ятдесят доларів на місяць, але він не підтримував наші специфічні поля. У результаті я знову повернулася до ручного зведення в Google Sheets, бо це єдиний спосіб отримати точний результат. Тимчасове рішення коштувало нам часу та нервів, але не дало стабільності.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо зі збільшенням кількості клієнтів я просто перестану справлятися. Кожна нова справа додає мені ще тридцять хвилин роботи зі звітами, що є абсурдом. Ми платимо фрілансерам, але не отримуємо підтримки продукту в довгостроковій перспективі. Це як латати дірки на старому човні замість того, щоб купити новий двигун. Я не можу гарантувати актуальність даних у реальному часі, що критично для юридичного бізнесу.