180 годин на ручне заповнення договорів — юристи завалені паперами замість реальних продажів

Минулого місяця ми закривали три великі угоди з M&A, і мої менеджери буквально жили в Google Таблицях та Notion, намагаючись не помилитися в реквізитах. Кожна пропозиція вимагає узгодження з нашими юристами, що затягує процес на 3-4 дні, поки клієнт чекає. Ми використовуємо Trello для трекінгу завдань, але це не рятує від рутини, бо кожну деталь доводиться вписувати вручну. В результаті ми витрачаємо близько 40 годин чистого часу щомісяця лише на формальності. На зарплату за цей час ми витрачаємо приблизно 25 000 гривень на одного спеціаліста.

Найскладніше — це постійна напруга через страх допустити юридичну помилку в сумах або термінах депозування. Коли в тебе в роботі одночасно десять складних кейсів, увага розсіюється, і менеджер просто вигорає від однотипної роботи. Я бачу, як мої люди стають дратівливими, бо замість переговорів вони займаються копіюванням тексту з одного документа в інший. Це призводить до того, що ми втрачаємо темп, клієнт холоне, а ми виглядаємо в його очах повільною бюрократичною машиною.

Проблема системна, адже у нас немає єдиного конструктора документів, який би автоматично підтягував дані з нашої бази. Ми все ще покладаємося на те, що юрист перевірить кожну кому, бо наші шаблони в Word часто збиваються. Процес передачі інформації від продажів до виробництва зламаний, бо ми використовуємо застарілу модель комунікації через пошту та месенджери. Команді не вистачає автоматизованого інструменту, який би зв'язав дані клієнта з готовим юридичним шаблоном без участі людини.

Ми спробували частково використовувати ChatGPT для генерації супровідних листів та структурування умов угод, що трохи прискорило справу. Також ми найняли фрілансера-адміністратора на пів ставки за 12 000 гривень, щоб він займався виключно заповненням реквізитів у договорах. Це рішення обійшлося нам приблизно у 400 доларів на місяць, не враховуючи часу на його навчання. Хоча це трохи розвантажило менеджерів, загальна швидкість підготовки документів майже не змінилася. Ми просто переклали рутину з одних плечей на інші.

Це рішення абсолютно не масштабується, бо з ростом кількості клієнтів нам доведеться наймати ще більше адміністраторів. Фрілансер часто помиляється, бо не розуміє контексту юридичних тонкощів, і юристам все одно доводиться все перевіряти. Використання звичайного ChatGPT без налаштованих агентів дає занадто загальний результат, який потребує багато правок. Це як пластир на відкриту рану: біль трохи вщух, але причина проблеми нікуди не зникла. Ми продовжуємо втрачати гроші на неефективності та людському факторі.