120 годин на місяць на ручне заповнення договорів — Павло втрачає фокус та великих клієнтів

Минулого тижня я готував три пропозиції для агрохолдингів, і це зайняло у мене майже два повних робочих дні. Я вручну копіював дані з наших внутрішніх реєстрів у Гугл Таблиці, а потім намагався структурувати ціну залежно від обсягу послуг. Зазвичай ми використовуємо Ноушн для бази знань, але актуальні ціни там постійно губляться серед інших документів. У результаті я витратив близько 15 годин лише на форматування тексту та перевірку цифр, замість того, щоб дзвонити новим лідам. Через таку повільність ми ледь не втратили контракт на 200 000 гривень, бо клієнт чекав розрахунки занадто довго.

Найбільше дратує те, що я відчуваю себе не менеджером з продажів, а друкарською машинкою. Коли ти сидиш вісім годин поспіль і просто переносиш пункти юридичного кодексу в презентацію, настає повне вигорання. Я відчуваю величезну втому, бо наприкінці дня мозок просто відмовляється працювати креативно. Це б'є по моїй мотивації, адже мій бонус залежить від закритих угод, а не від кількості написаних сторінок. Якщо я помилюся хоча б в одній цифрі через неуважність, компанія може отримати судовий позов або фінансові збитки.

Проблема системна: у нашій компанії, де працює 70 людей, досі немає єдиного конструктора документів. Кожен юрист пише по-своєму, а нам, продажникам, доводиться все це зводити докупи в Екселі. Наші інструменти застаріли, ми використовуємо Трелло тільки для задач, але там немає зв'язку з фінансовими прорахунками. Процес погодження знижки затягується на дні, бо інформація розкидана по різних чатах у Телеграмі. Нам катастрофічно не вистачає автоматизації, яка б підтягувала потрібні шаблони під конкретний запит клієнта.

Ми намагалися частково використовувати ЧатДжипіті, щоб він допомагав генерувати описи юридичних послуг простішою мовою. Я особисто купив платну підписку за 20 доларів, щоб пришвидшити процес написання супровідних листів. Також ми найняли фрілансера-адміністратора за 400 доларів на місяць, який мав би заповнювати шаблонні дані замість менеджерів. Проте це не вирішило проблему повністю, бо фрілансер не розуміє юридичних тонкощів і часто робить помилки. На виході ми все одно витрачаємо час на вичитку та виправлення його роботи.

Це рішення — просто латання дірок, яке не масштабується на всю команду з 70 осіб. Фрілансер часто хворіє або зникає, а ЧатДжипіті без правильних налаштувань та інтеграції в наші процеси видає занадто загальні відповіді. Це дорого коштує компанії, адже сумарно на такі «милиці» ми витрачаємо понад 1500 доларів щомісяця, враховуючи мій час та зарплату помічника. Ми продовжуємо втрачати швидкість, а конкуренти, які вже впровадили розумні системи, забирають наших клієнтів. Тимчасові заходи не дають впевненості у якості фінального продукту.